隨著網際網路的興起，促成了地球無國界的概念，造就了不少利用網絡發展的產業瞬速發展外，激烈的市場競爭也讓不少企業為面臨人才流失的窘境而苦惱。加上千禧世代的年輕人陸續進入職場，他們對於工作與生活的平衡，對企業的認同感和忠誠度，都有了很多不一樣的看法；企業在管理不同世代員工時，更需要與時俱進，做好新世代的準備。另一方面，因近年 AI 人工智能、區塊鏈、物聯網應用的興起，讓不少企業考慮利用新科技轉型以提升企業的競爭力，同時更有效地吸引人才、提升領導能力，並加強員工的投入和留存率（retention）。 

想像一下，如果公司裡設有按摩室、水族館，以及一條可以讓飢腸轆轆的員工瞬間輸送到餐廳的滑梯，是不是很吸引人？這是 Google 位於蘇黎世總部的辦公室。工作遇到瓶頸，想放鬆一下？Linkedin 加州總部打造了一間專屬音樂室，員工可以在這裡自由地彈吉他、打鼓，抒發壓力後，員工變得更有生產力。隨著物聯網應用科技的進步，越來越多的企業開始試著打造一個智能辦公室，讓辦公空間更舒適、更安全、更有效，也讓回公司上班更有趣更有吸引力。那麼，企業該如何打造一個智能辦公室以吸引和留住員工？新世代的員工又想要什麼樣的辦公室環境呢？
 

物聯網應用 ( IoT )如何塑造未來智能辦公室?

物聯網的概念早在 1995年就已經出現，微軟創辦人比爾蓋茲在當年出版的「未來之路」一書中，最先提到「物物相聯」、「智能家居」等理念。而「物聯網」（Internet of Things）一詞的出現則是在 4 年後由麻省理工學院自動識別中心的Kevin Ashton提出，他用這個概念來描述，若把物品連接上網絡將會如何改變我們現有的生活。其實物聯網應用就是將原本可以接收訊息但沒有網絡連線功能的用品，透過技術將訊息先傳送到智能系統伺服器內分析整理後，把整合好的資料回饋給使用者作有用的建議，從而提供個人化的服務。

想像一下你的辦公室：在你開車到達辦公大樓時，智能系統會自動引導你到泊車位，電梯會自動到達你的辦公室樓層，接著智能系統又會透過偵測外部天氣而調節室內溫度。這並非來自未來，而是正在發生的創新智能辦公室模式。物聯網應用於智能辦公室正正是現時流行於企業間的一種新趨勢。最近就有研究報告顯示，智能辦公室市場的規模正在持續成長；於 2017 年便已到達 220 億美元，以這趨勢預計到 2023 年或會高達 460 億美元。智能辦公室通常仰賴大量的聯網設備，除了可以提高效率、簡化工作流程、提供更舒適的工作環境外，對企業和員工來說確實是好處多多。


辦公室保安加密

相信大部分人都曾經歷利用職員証門禁卡出入辦公室，一旦漏帶或丟失都十分不便；而當有同事離職後，每過一段時間要重新設定辦公室密碼，以防門禁卡未回收或遭人複製利用。而新興的智能辦公室便會利用物聯網應用，利用閉路電視、動態感應器等裝置配合，如有異樣即可向管理人員的智能電話發送警報，並允許即時監控。智能系統還可連接上智能大門門鎖，利用應用程式綁定在員工的手機上，每位員工會有一組唯一的數字密碼，並在員工離職後撤銷密碼，也不需要再回收門禁卡或擔心有員工複製並在將來濫用它們，整個安全性就是UP UP。


改善辦公環境

辦公室內陰晴不定的冷氣系統常常讓 OL 們十分頭痛，每次總得忙亂的調整溫度，不然就是把自己包得在北極一樣。智能辦公室解決了這道難題，員工可以透過手機應用設置偏好的溫度，系統可以追蹤使用者在辦公室的活動，人在哪，就可以預設調節那裡的環境溫度。當系統辨識出房間已沒人使用後，它會自動將該房間的設備，調整到待機狀態以便省電。


提高工作效率

使用智能辦公室設備可以簡化或完全自動化一些任務流程，使員工能專注於更重要的事情上。比如說，會議室調度系統可以使用手機或電腦自動預定會議室，當一個人走進會議室時，軟件立即預訂會議室，還可以提示演講內容和處理其他任務。


節約能源

透過自動調整辦公室的照明和溫度，可以更有效地節省能源，並減少電力的浪費。傳感器一旦偵測到房間內沒有人，就會自動關燈關冷氣，若某日員工到辦公室人數少於預期，某些區域就會自動關閉，節省電力。 


讓你大開眼界的新世代智能辦公室

在荷蘭阿姆斯特丹有一棟號稱全世界最聰明的智能辦公室，整座建築運用了物聯網的技術，和德勤（Deloitte）的員工緊密連結，只要智能電話在手，每一天的辦公生活都輕鬆愉快。 早上起床，打開手機，從到達辦公室起，智能系統就會根據你當日的行程，替你找到今天的辦公位置，它可能是會議室、需要安靜的隔間座位，或是戶外可自由會談的座位。不管你走到哪，智能系統會針對你喜歡的光線和溫度，替你調節環境。手機就是你的大樓通行證，可以幫你找到同事、訂餐、訂會議室、調整溫度。每張辦公桌都內建了無線充電器，咖啡機還會記得你喜歡的咖啡口味。大樓使用機器人做夜間巡邏及清掃工作，你再也不擔心廁所的衛生紙沒了，因為廁所內的衛生紙也有感測器，會通知清潔人員前往補充。 如果你覺得這就是你想要的智能辦公室，千禧一代要的可不只如此。未來你可能會戴著 VR 在何時何地參加會議及培訓，汽車業或房地產業可以在虛擬現實環境中評估實際的用戶體驗，你還可以設置自己喜歡的工作環境及休息環境，讓你能在充電後，更快速更精力充沛的重新投入工作。

如果說，物聯網應用正在幫助發展智能城市，其技術在智能家居的應用上普及後，很快地就將轉移到辦公室。企業需要跟上最新趨勢，以確保他們能夠吸引和留住世界一流的人才。對於競爭如此激烈的商業文化而言，如何提高工作效率，將成為企業強而有力的競爭優勢。採用智能辦公室對企業來說，成本也許是一個最大的考量，但透過智能電話管理辦公室門鎖、工作流程、溫度或照明，可以為企業帶來更安全、更有效的營運、更高的工作效率，這將成為企業強大的競爭優勢；而舒適的辦公環境，可以為企業吸引更多優秀人才。企業究竟值不值得投入資源打造智能辦公室？相信未來很快就能證明這股銳不可擋的智能化趨勢。