正しいレンタルオフィスを選ぶための5つのポイント

近年、自由な発想で自分の手でビジネスを立ち上げるという夢を追うビジネスマンが増えています。「組織に縛られない、自分ならではのビジネスを立ち上げたい」「自分の仕事が社会の役に立っていると実感したい」「自分の実力を試したい」…様々な強い気持ちをもって、ビジョンを描きながら奔走している起業家たちがたくさんいます。

特にビジネス立ち上げの際、最初は自宅で細々と仕事を始められるかもしれませんが、自宅の住所を公開するのに抵抗を感じたり、家族がいらっしゃる中お客様を居間に招待して打ち合わせするのも現実的ではなかったりして、バーチャルオフィスをとりあえず契約し、打ち合わせはお客様の会社に出向くか近くのカフェに走る、ということもあるのではないでしょうか。もう少し集中して仕事がしたい、体裁を整えてお客様とお話ししたい、というビジネスパーソンの中には、コワーキング・スペースや定額制カフェなどを利用している方々も多いでしょう。

しかしながら、コワーキング・スペースや定額制カフェは、非常にオープンな空間であり、仕事の質が向上したり、お客様と共有する重要事項が増えれば増えるほど、使いづらい空間になっていきます。「自分の席がほしい」「分厚い資料や紙ベースの契約書などを安全に保管できる場所がほしい」と思うようになるかもしれません。

そんな時思い浮かべるのが「レンタルオフィス」。レンタルオフィスは従来型の賃貸オフィスとは違って、インターネット環境、机、椅子、キャビネットなどがそろっています。レンタルオフィスの住所はそのまま登記に使えることが多く、荷物を置いていくことも可能なため、やはり職場としては快適。オフィスの造り込み費用も、退去時の原状回復も必要ありません。契約も従来の賃貸オフィスよりも短期間から対応しています。でも、いざレンタルオフィスをインターネットで探してみても、あまりにレンタルオフィス業者が多すぎて、何を基準に選んだらいいのかわからない。新しいところはカッコいいデザイナー物件だったり、広いエントランス・ロビーがあったり、廊下がガラス張りで最先端な職場を演出していたりします。まるで新築マンションの下見をするときのようなときめきを感じる人たちも多いでしょう。

しかしながら、あなたのビジネスをより大きく成長させるために大事なレンタルオフィス選びで、失敗してほしくありません。ここでは検討課題を5つに絞ってご紹介します。

ポイント1. 通勤環境(駅近であること)
ポイント2. 壁が透明ではないか
ポイント3. 壁が足元から天井まで達しているか
ポイント4. 会議室があるか
ポイント5. 受付があるか
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1. 通勤環境(駅近であること)

仕事をする場所を選べるのは、事業主、起業家の皆さんの特権とも言えます。できれば住宅街よりも、ビジネスが盛んなエリアに拠点を構えたいと思うでしょう。でも、その欲を満たすために、改札を出てから10分以上もかかるオフィスを選ぶのではもったいない。客先に出向いてから戻ってくることを考えましょう。改札を出てから5分以内にオフィスに着席できたら、時間を圧倒的に有効活用することができます。駅とオフィスの往復は、日々の通勤だけではありません。また、もし他の従業員がいるなら、人数分の時間を節約する効果につながります。また、オフィスの立地の良さは、従業員にとっても強力なメリットとなります。良い人材を確保できる一因になるかもしれません。

また、駅周辺には、様々な施設がそろっているものです。飲食店やコンビニだけではなく、タクシー乗り場、バス乗り場など、公共交通機関へのアクセスも確保できます。出張者を迎える場合、その駅にお手頃価格のビジネスホテルがなくても、駅にさえ近ければ、数駅向こうのビジネスホテルを安心して案内できます。

このように、駅近であることのメリットは、はかり知れません。

また、利用する駅についてもよく検討しましょう。メガサイズの駅は、複数の路線に乗り換えができたり、駅構内の設備が充実していたりして便利ですが、改札を出てから駅を離れるだけで数分を費やすことがあります。また、駅を出た後も、オフィスまでの道のりに大きな交差点があったり、大きな歩道橋を越えないといけなかったり、人通りが多かったりして、疲弊してしまうことがあります。アフター5には魅力的かもしれませんが、朝の通勤時にはどうでしょうか。

通勤にかかるストレスは、思った以上に大きいものです。毎日の積み重ねが負担にならないように、よく検討しましょう。

2. 壁が透明ではないか

最近、壁が透明ガラスになっているレンタルオフィスや貸し会議室が多く見られます。廊下を歩いてみると、整ったオフィスや会議室が視界に入り、なんとなく上流ビジネスの世界にいるようで、あこがれてしまいます。

でも、考えてください。そこで仕事をしたいですか？あなたのパソコン画面も、乱れた机の上も、プロジェクターで投影した重要なプレゼンも、みんな廊下を通り過ぎる他のオフィスユーザーに丸見えです。そのレンタルオフィスには、あなたの競合はいませんか？あなたのアイデアが形になる前に他人にとられてしまう心配はありませんか？せめて廊下を通る人たちの目線を曇りガラスで避けられる工夫があったりするオフィスを積極的に検討するべきですし（それでも人の背の高さなどによって情報保護に限界があるかもしれません)、できればそもそもガラス張りではないほうが、オフィスの構造上も安全と言えるでしょう。

3. 壁が足元から天井まで達しているか

最近のオフィスでは、デザイン性を重視したり、エアコン設置工事の工程を増やさないようにするために、天井までの壁がない物件も多く見受けられます。「なんとなく仕切られた空間」という印象で、鍵をかけることはできるため、自分の荷物を置いていくことはできます。

しかしながら、お客様との会話や同僚との会話、会議の真剣な打ち合わせは、全て廊下を通る他のオフィスユーザーに筒抜けです(もちろん、コワーキング・スペースや喫茶店よりは少しは良い環境でしょう)。特に個人情報や最新技術を扱う業種の場合、オフィスが完全個室かどうか、確認したほうがいいでしょう。

4. 会議室があるか

従来型の賃貸オフィスと違い、レンタルオフィスはそのオフィス内に打ち合わせスペースを持つようには設計されていない場合がほとんどです。人数に対して適切なオフィスを利用した場合、当然会議スペースがないことになります。

では会議スペースをどのように調達すればよいのでしょうか。もしそのレンタルオフィス施設に会議室がなければ、外で調達するしかありません。お客様の企業の会議室をいつも使わせていただけるとは限りません。お客様から「その時間その近辺にいるから、そっちで打ち合わせしたいんだよね」なんて言われてしまったら、近くのコーヒーショップに早めに行って席を確保するしかない、という場合もあるでしょう。入口付近に小さな休憩スペースを開放している施設もありますが、お客様にとっては落ち着いて話せる環境ではないでしょう。

その点、会議室が同施設内にあるレンタルオフィスであれば、会議室をあらかじめ予約しておくだけで、お客様と安心して打ち合わせをすることができます。コーヒーショップと違い、騒音もなく、テーブルも広く使え、機密情報のやりとりにも、余計な心配をする必要がありません。

5. 受付があるか

ビジネスを伸ばすためにどうしても必要になるのが、電話対応や郵便物対応などの庶務です。採用枠は営業や技術者にできるだけ回したい、でもビジネスが成長してきた分電話も郵便物も増えてきた…。そんな時、総合受付機能があるレンタルオフィスなら、受付スタッフがそれらの作業を代行してくれます。あなたの代わりにお客様の電話を受け、あなたの代わりに郵便物や宅配便を受け取ってくれるのです。このため、「あのサンプルを確実に受け取らないとお客様と話ができないから、今日は事務所でスタンバイ」ということもなく、営業活動に専念することができます。

会議室にお客様をお通しするときもスマートに対応。お客様からの信頼も得やすい環境を演出できます。また、受付があるレンタルオフィスは、秘書代行サービスをしてくれるところもあります。タクシーやホテルの手配、大量の印刷物のコピーなど、どんどん受付スタッフに頼んでしまいましょう。多少手間賃が上乗せされても、最も大切な「時間」を節約することができます。

また、受付スタッフが英語に対応できれば、お客様が外国籍の方でも安心して施設に招待したり、外国からの郵便物の対応を任せることができます。現代のビジネスは、例え活動の場を国内に限ったとしても、取引先のお客様の中に外国籍の方がいることは珍しくありません。英語に対応しているかどうか、見学時に確認しましょう。

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コンパスオフィスは、東京港区虎ノ門の虎ノ門40MTビル(日比谷線「神谷町」駅3番出口直結)、東京都恵比寿グリーングラス(東京メトロ日比谷線恵比寿駅徒歩2分)の2拠点でレンタルオフィスを運営しています。

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