職場として「レンタルオフィス」を選ぶメリット
数人以上の人たちが関わるビジネスを立ち上げる時、「オフィスをどのような形態で用意するか」ということを、必ず一度は考えることになります。
近年は働き方がかなり自由になり、数人程度ならあえてオフィスを作らず、必要な時にSkypeやLINEなどのチャットツールを使ったりする会社もあります。あるいは、社員みんなが顔を合わせることが大事だからと、あえてオフィスを探す会社もあります。
もしオフィスを探すことになった場合、現在オフィスとして選択肢に上がるのは、従来型の企業向け賃貸オフィス、レンタルオフィス、コワーキング・スペースなどが例として挙げられます。
従来型賃貸オフィスとレンタルオフィスの比較 - 自由度と即時性
上記の3つを比較した時に、一番リッチなソリューションが従来型賃貸オフィス、次にレンタルオフィス、最後にコワーキング・スペースといったところでしょうか。
従来型賃貸オフィスは、基本的に「オフィス空間」というよりは「空間」が与えられ、そこに自分でアレンジした業者さんと相談しながらオフィスレイアウトをし、ネットワークや電話の配線をし、空調や入退室を含めたセキュリティ管理方法などをビル管理者と話しながら決めていく場合が多いかと思います。費用などはビルの土地代やどの業者を選ぶか、オフィスをどれくらい豪華にするかなどによって異なってきますが、なんとなくお金がかかりそうなことは想像ができます。ただ、ネットワーク・セキュリティなどは作りこめるので、高度なセキュリティが必要な業種の場合は、賃貸オフィスが一番望ましいかもしれません。もちろんデスク、椅子、キャビネットなども自分で調達し、会議室なども自分で作るため、どれくらい豪華なオフィスにするかはともかく、確実に自分の城が築けます。退去時にはまた膨大な原状復帰のコストが発生します。
レンタルオフィスは、すでにWi-Fiが使え、必要な机、椅子、キャビネットがレンタルオフィス運営会社から提供されます。このため、オフィスのレイアウトに自由度はそれほどありませんが、入居したその日からある程度の環境が期待できるのが一般的です。もちろん事前にレンタルオフィス運営会社と話して、簡単な机のレイアウト変更や席数の変更なども可能です。電話の設置についてはレンタルオフィスによって対応の差がありますが、設置してくれるところであれば、入居時には使えるようにしておいてくれます。オフィスは大体人数に合わせたサイズ感になっているので、広々としたオフィスがいい、という人は、大人数のお部屋に席数を少なくセットしてほしいという場合があると思いますが、その場合は元々の部屋の総定人数が料金の基本になる場合が多いでしょう。また、疑問点は基本的にレンタルオフィス運営会社が回答してくれるので、オフィス運営のために付き合う業者を最小限にすることができます。また、巨額の原状回復費用が必要ないことも、プラス要素でしょう。
従来型賃貸オフィスとレンタルオフィスの比較 - コストとリスク
よく「坪単価で見れば絶対従来型の賃貸オフィスのほうが安い」と言われます。ただ、従来型の賃貸オフィスは、契約したままの環境では働くことができません。そこにさまざまな工事費などが上乗せされ、さらに数年単位の賃料の先払いが求められるため、結果としては非常に大きな資金が要求されます。一方でレンタルオフィスは、オフィスそのものの自由度はかなり限られるものの、すでにWi-Fiがあり、机、椅子、キャビネットといった最低限のものがそろっており、レンタルオフィス施設によっては、共用の複合機が使えたり、電話回線があったり、総合受付が来客の対応や電話対応をしてくれたり、会議室が併設されていたりするため、工事費用以外の費用も削減可能です。
例えば、あなたの会社が限られた予算で従業員を確保しなければならないとします。採用できるのは2人だけ。本当は営業を2人採りたいけれど、全員が出払ってしまってお客様からの電話や送付物に対応できないと困るから、一人派遣の電話番を採用する...という場合もあるのではないでしょうか。そんな時はレンタルオフィスの「総合受付」や「秘書サービス」などをうまく活用することを検討しましょう。来客対応、電話対応、送付物の受け取りなどを代行してくれたり、印刷やコピー、その他小さな仕事を依頼できます。このサービスを使える可能性があるのは、「総合受付」機能を持ったレンタルオフィスのみ。レンタルオフィスも多種多様なので、選ぶ際にはよく比較検討しましょう。もしレンタルオフィス施設に会議室があるならば、費用以上にリスク管理上のメリットがあるでしょう。完全にプライバシーが保たれる空間なのか、音声や映像が外から見えるような造りなのか、確認することが重要です。しかしながら、会議室がないレンタルオフィスを借りて、機密度の高い打ち合わせをお客様とするたびに外の喫茶店に出向くよりは、ずっと快適でリスクの低いミーティングとなるはずです。
また、従来の賃貸オフィスとレンタルオフィスの違いとしてもう一つ挙げられるのが、契約期間です。従来の賃貸オフィスは、基本3年程度の契約を前提としています。このため、例えば急に事業が拡大してオフィスのサイズを倍にしなければならなくなっても、すぐに立ち退くことはできません。また、事業が縮小した時も、下がる売り上げが見えているのに固定費を下げられない状況に追い込まれます。一方、レンタルオフィスは基本的に短期の契約が可能なので、例えば3ヶ月や半年などの短期で契約をしておいて、自動更新するような運用の仕方が可能です(検討しているレンタルオフィス運営会社とご相談ください)。このため、背負うリスクをかなり小さくすることができます。
レンタルオフィスとコワーキング・スペースの比較 - 開放的でも気遣いが必要
近年コワーキング・スペースは一つの「職場」として支持を拡大しています。コワーキング・スペースの大きな特徴は、なんといっても「開けた空間」でしょう。基本的に個室環境ではなく、広めの敷地にテーブルや椅子がランダムに置かれていて、開放感がある施設が多いです。Wi-Fiもあり、ノマド風に働くのに適しています。
典型的なレンタルオフィスと比較すると、コワーキング・スペースはどちらかというと一人で働くことがメインのほうが使い勝手がいいかもしれません。コワーキング・スペースの開放的な空間で時折ネットワーク・イベントやワークショップが開催されることもあるようですが、その空間そのものはあまり綿密な打ち合わせには向いていないかもしれません（もちろん、「していただいて構いません」とスタッフから言われるかもしれませんが、その周辺でパソコン仕事に集中している人たちには迷惑となる可能性が大です)。ミーティング・スペースを別途用意しているコワーキング・スペースもありますが、同僚とちょこっと立ち話をしながらアイデアを練るような環境は、なかなか難しいかもしれません。もちろん、施設によって、ある程度の声量で話せる打ち合わせエリアがコワーキング・スペース内にある場合もありますので、よく確認しましょう。
コワーキング・スペースは、そもそも設備投資費用が大きくならないせいか、月額使用料が抑えられています。また、登記可能なところも多くあるので、「一人で仕事をするのがメインで、顧客との打ち合わせはほとんどない」というワーキング・スタイルの人には適しているでしょう。この場合、電話応対や送付物受け取りの代行といったサービスに関しては、多くは望めないかもしれません。確認しましょう。
まとめ
「職場としてレンタルオフィスを選ぶ」という観点でいろいろお話してきましたが、ここで簡単にポイントをおさらいします。
- 複数人以上の従業員を抱える会社なら、「従来型の賃貸オフィス」または「レンタルオフィス」がおススメ。
- 一人が基本のビジネスなら、「コワーキング・スペース」もおススメ(バーチャルオフィス、シェアオフィスなどの選択肢もありますのでぜひご検討ください)。
- 複数人以上の会社で、工事費、賃料、人件費、物件契約期間などのリスクを抑えたいなら「レンタルオフィス」がおススメ。
- 簡単なアシスタント業務をする人を採用する費用が捻出しづらければ、「レンタルオフィス」の「総合受付」を検討。
- レンタルオフィスやコワーキング・スペースを検討する際は、会議室が使用できるか確認。
- 高額でも高度なセキュリティ構築が必要だったり、どうしても自分の思い通りのオフィスが作りたいなら、「従来型の賃貸オフィス」がおススメ。
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コンパスオフィスは、東京港区虎ノ門の虎ノ門40MTビル(日比谷線「神谷町」駅3番出口直結)、東京都渋谷区恵比寿南(東京メトロ日比谷線「恵比寿」駅 徒歩2分)の2拠点でレンタルオフィスを運営しています。
両ビジネスセンターともに、きわめて駅から近く、アクセスが良好。1名様から10名様強まで、幅広いオフィスラインナップを揃えています。オフィスの参考最低価格は、虎ノ門は7万円、恵比寿は6万円。格式高い総合受付のエントランスと、複数の会議室を備えています。恵比寿のビジネスセンターは、50名強のセミナーまで対応します。
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