企業が新たにパートナーシップを構築したり、グローバルに顧客やその他企業との関係を深めたり、新たな事業領域を開拓したりするのに出張はとても有効です。実際に出張に行く社員にとっては、それ以上に得ることがあります。出張に行くことでビジネスにおける自分の洞察力を証明したり、新たな人脈を作ったりできるだけでなく、出張中は個人的に以前からやりたいと思っていたことをやりとげるチャンスもあるかもしれません。
ご紹介する出張者向けのアドバイス15選をぜひお読みください。効率よく仕事をこなし、出張を満喫しましょう！
出張時に忘れてはならないことは？
出張者向けのアドバイス15選を下記でご紹介しますが、まずは必須項目を見ていきましょう。
• できるかぎり出張に関する詳細情報を事前に得るようにする。旅程、同行者、打ち合わせの相手などをきちんと把握する。
• 海外出張の際は、パスポートを確認する。パスポートの有効期限までじゅうぶん日数があることをチェック、ビザが必要かどうかなどを事前に調べておく。
• 出張先の地域についてリサーチをする。観光などをする時間はあるかチェック。仕事で訪問する場所への交通アクセスを調べる。
• 仕事で使う用具や機材などは、誰が提供するか確認する。自分で必要な機材などを調達しなければいけないか、会社が用意してくれるかのチェック。
• 出張経費の支払い方法を確認する。まずは自腹で払い、後日会社で清算してもらうのか。それとも会社が事前に現金を支給したり、宿泊施設の手配などをしたりするのか確認しておく。
出張の事前準備として、上記のミニリストにある事項をすべて確認することをおすすめします。次のセクションでも説明いたしますが、出張を成功させるには事前準備がとても重要となります。
1.効率よい荷造りの仕方
出張に行く際には、できるかぎり余計な荷物を持っていかないようにするのが得策です。必要なものだけを持参し、身軽に出張に出られれば、ストレスも軽減します。飛行機に乗る際は、出張が長期のため大きなスーツケースを持参している場合でなければ、荷物は預けず、機内に持ち込むようにしましょう。預け入れ荷物は紛失したり、遅延して別の飛行機で到着に届けられたりすることもあるので、そのリスクを防ぐためには機内に持ち込むのが最善です。
以下は、出張の際に持参すべきものの例です。
• 仕事用の服（日数分）
• カジュアルな服を数セット
• 仕事用PC、携帯電話、充電器
• 耳栓、イヤホン、アイマスク
できるだけ荷物は少なくしましょう。ただし万が一のために、予備の仕事着を1セット持っていくことも重要です。また、たとえば同僚と仕事の後に外出をしたりするときのために、カジュアルな服装も必要かもしれません。シャツ、ジャケット、ズボンは縫い目にそって畳んでから円柱状に丸めるとシワがつきにくくなります。歯磨き粉や歯ブラシなどの必需品は、世界のどこの空港でも買えるものです。現地で簡単に調達できない必需品をカバンに入れて、それ以外のものは現地調達するのもいいでしょう。
2.現地についての情報収集
出張の際の宿泊施設の確保はとても重要です。ホテルの手配などを会社がやってくれる場合もありますが、自分でやらなければ行けない場合もあるでしょう。その場合、少なくとも数日前または数週間前にはホテルなどの予約を済ませておくのがベストです。会社の予算によってはAirbnbなどを使ったり、ホテル予約サイトを使ったりすると便利です。
ホテル選びでは、出張者向けの宿泊施設を選ぶようにしましょう。立地ももちろん重要です。訪問先に近く、交通の便が良いかどうかきちんと調べるのも忘れないでください。詳細に旅程を組み、ホテルから訪問先までどれくらい時間がかかるかも調べておくと便利です。まずはだいたいの宿泊エリアを決め、その後フィルター機能を使って、予算内で快適なホテルを選んでください。
ビザやパスポートなどについても事前にしっかり調べておきましょう。出張者向けの一時滞在用のビザは国ごとにルールが異なり、手続きが煩雑な場合もあります。行き先の国や地域によっては、出発日の数ヶ月前にビザ取得手続きの予約をして、インタビューが必要になる場合もあります。
3.時差ボケとタイムゾーンへの対応
海外に出張に行く場合、時差ボケ対策も重要になります。たった数時間のタイムゾーンの違いであっても時差ボケになる場合もあるので、時差ボケになることを想定し出張の準備をしましょう。仕事の打ち合わせや仕事関係のイベントなどに参加する際、気分がシャキッとした状態で臨むためには、じゅうぶんな休息が欠かせません。打ち合わせなどの1日か2日前に現地に到着するようにして、現地のタイムゾーンに身体を慣らしておくとよいでしょう。
次に、タイムゾーンが違う地域へ出張に行く際に、気をつけておくべきことをご紹介します。まず、仕事で使っているカレンダーを現地の時刻で設定し、オフィスの同僚には現地との時差を伝えておきます。滞在先で深夜や早朝にメールや電話が来ないように、オフラインになる時間帯を決めて、オフィスのカレンダーに書き込んでおきましょう。同僚や上司に滞在先から定期的にアップデートをするための時間を事前に設定しておくのも得策です。
時差ボケとタイムゾーンの変化に身体を慣らすには、就寝と起床時間の調整が効果的です。身体は徐々に現地時間に慣れていくものです。出張中のワークライフバランスを大事にしてくれる会社の場合は、比較的スムーズに現地時間に身体が慣れるでしょう。
4.出張者向けのロイヤルティプログラム
出張者は観光客でなければ、現地の人でもありません。そんな出張者向けにさまざまな特典があるのをご存じですか？以下、出張者向けのロイヤルティプログラムをいくつかご紹介します。
• マイレージ・プログラム
• ホテル宿泊で獲得できるポイント
• 車のレンタルで獲得できるポイント
マイレージプログラムに入会すると航空券が割引で購入できたり、座席がアップグレードできたり、さらには長い列に並ぶことなく優先的に機内に入れたり、一流ホテルへの宿泊が優遇されたりします。これらの特典を利用すれば、出張が少しは快適になるでしょう。どこの国や地域を頻繁に訪問するか考えた上で、最も多くの特典を受けられる航空会社のマイレージプログラムをお選びください。ただし、マイル獲得と特典のためにひとつの特定の航空会社にこだわりすぎるのは要注意です。場合によっては別の航空会社を使った方が到着地に早く着いたり、航空券が安かったりと好都合なケースもあります。
5. 旅行保険
出張者向けの旅行保険にはさまざまな種類があります。
• 出張用の保険 – 出張に必要な持ち物、会社の経費、予定変更などに対応している一般的なオプション。
• 旅行のキャンセル – 事前に予約したホテル料金など、返金されない費用を補償。
• 医療費 – 想定外に海外で発生した医療費を補償。
• 荷物類 – 会社提供の機材を含む荷物の紛失、盗難、損傷に対応。本人の過失による場合は適用範囲外。
• 緊急サポート – 自然災害、避難、事故、疾患などの緊急サポートを24時間対応で提供。
出張者向けの保険を購入する前に、まずあなたが個人的にどのような保険に入っているか確認しましょう。例えば会社支給のノートパソコンが盗難にあった際などでも、個人で加入している保険で、出張中に発生する想定外の状況に対応できる場合もあります。しかし、出張先で仕事の合間に観光をしている最中に何かトラブルがあった際には、出張者向けの保険の補償の範囲外になるい場がほとんどでしょう。出張者向けの保険と一般的な海外旅行保険の双方に加入すれば安心です。
6. 出張中の健康維持
海外出張中はタイムゾーンが異なる場所で、普段食べ慣れているものとは違うものを食べ、普段のルーティーンとは異なることをすることになるため、心身の健康に影響があるのも当然です。出張中に発生するチャレンジに適宜対応し、健康な睡眠習慣を優先する、また定期的な食事を取り、仕事をしない時間帯を作るためにも、訪問先では新たなルーティーンを作るようにしましょう。そうすれば、全体的に健康的な心身状態および最適な免疫状態を保ちやすくなり、気分も前向きになるはずです。
出張時に陥りやすい疾患のひとつは、胃のむかつきです。ハーバード大学の研究によると、胃が不調だと多くの場合、下痢、便秘、消化不良の症状が出ます。これらの症状の予防には、食べ物に気をつけることが効果的です。例えば朝食にはヨーグルトを食べると、腸健康に有益なプロバイオティクスを摂取できるので、食べ慣れないものも消化されやすくなります。出張中の健康維持のためには、食べ慣れない食べ物は1日に1種類だけにして、食べる量にも気をつけることも重要です。
7. 空港とセキュリティー
空港でのチェックインやセキュリティーチェックを速やかに済ませられると、出張のストレスはある程度、軽減されます。出発する空港と到着する空港の両方でのセキュリティー条件を、まず調べてみてください。
事前に手続きをすると、セキュリティーやチェックインで長蛇の列に並ばなくていい場合もあります。このようなサービスは有料なので、実際にコスパがいいか検討する必要があります。出発や到着する日が連休や祝日と重なっているかなどを確認して、空港の混雑度を予想してみましょう。混雑が予期される場合には、有料でも優先パスを購入した方が無難でしょう。
一般的に空港は午後6時以降と朝の8時までの時間帯、火・水曜日にもっとも空いています。そのため、これらの日時に優先パスを活用しても、時短にはつながりません。
8.訪問先の文化についての事前学習
初めて滞在する国や地域に出張に行く場合、現地の慣習や文化を事前に調べることは必須です。土地の歴史やビジネスの慣習なども含めて、現地文化のリサーチをしましょう。例えば「こんにちは」「お願いします」「ありがとう」などいくつか重要なフレーズを現地の言葉で言えるように練習しておくのもオススメです。海外で現地の人とコミュニケーションをする際に、きっと役に立つはずです。
文化や習慣について理解を深めるには、オンラインで色々と調べるのが便利でしょう。第一印象を良くし、取引先や訪問先のビジネスパートナーとのやりとりを円滑にする効果もあります。同時に、偏見などを持たずに広い心で現地の様子を受け入れることも大切です。ぜひ現地の人たちとフレンドリーに会話をしてみてください。
普段話す言語と違う言語の地域に出張に行く場合は、仕事で使う資料（プレゼンテーション、パンフレット、チラシなど）や名刺を事前に正確に翻訳し、印刷しておくのも有効です。
9. デバイスの充電について
出張中は、普段よりデバイスの電源を早く消費してしまうこともよくあります。というのも、いつもより頻繁にメールをチェックしたり、返信したり、訪問先の交通手段をチェックしたりなどするからです。必要な時にデバイスの充電が切れないように、パワーバンクを携帯しましょう。最近は、薄型軽量で持ち運びが楽なパワーバンクが多数販売されています。比較的容量の大きい10,000 mAh以上の製品がオススメです。
もちろんデバイスの充電は就寝時などにホテルでできますが、公共施設でも充電ができる場合があります。バス停、鉄道の駅、空港など交通の中心地では、利用客向けに電源コンセントがあることも少なくありません。
デバイスに合ったアダプターを携帯することも、同様に重要です。コンセントの形が同じでも、国によっては電圧が異なることもあるので注意が必要です。例えば日本の電圧は100Vですが、ヨーロッパやオーストラリアでは220vから240vの電圧です。日本製の電化製品が使えない場合もあるので、事前の確認をお忘れなく。
10. テクノロジーとコミュニケーション
出張中、常にデバイスがネットに接続するよう、事前に準備をしましょう。まずは宿泊施設のインターネット接続状況を確認してください。デバイスの海外ローミングを有効にするか、海外でも使えるポケットWiFiを持参すれば、いつでもネット接続が可能になります。交通手段を調べたり、タクシーなどを呼んだり、さまざまな予約などをする際に便利です。
常時ネット接続があれば、急な予定変更などの際にも困りません。取引先から急な連絡があったとしても、リアルタイムでメールやメッセージをチェックできるので、仕事もスムーズに行くでしょう。モバイルWiFiを持参する以外に、以下のことにご留意ください。
• 海外ローミング中のモバイルデータプランを事前に確認する
• 出発前に現地のコーワーキングスペースを調べておく。コーワーキングスペースなどのWiFiネットワークに接続する際には、プライベートでないWiFi接続にはセキュリティーリスクがあることも認識した上でお使いください。
• 訪問先の国や地域で特定のウェブサイトやプラットフォームが利用できない場合のために、VPNを使えるようにしておく。
• オンライン会議などの際には、ビデオをオフにするといい場合があります。ビデオ通話は通信に負荷をかけるため、ネットワーク接続が高速でない場合は音声のみの通話にした方が、快適なコミュニケーションになる傾向があります。
11. 出張時の生産性
まず、これまでにご説明した時差ボケやタイムゾーンに関するアドバイスを確実に実践するようにしてください。睡眠をじゅうぶんに取りつつ、集中して効率よく仕事をこなすには、現地時間に身体を慣らすことが必須です。さらに、出張期間中にワークライフバランスが維持できれば、生産性も高まるでしょう。もちろん初めて訪問する国や地域なので観光などにも時間をかけたいかもしれませんが、仕事に支障が出ない範囲で自由時間を楽しむようにしましょう。
物理的な空間で明確なバウンダリー（境界線）を引くのも効果的です。例えば仕事用のパソコンや資料などは、ホテルの部屋の机の上に置くようにしましょう。仕事でセミナーなどに参加する場合でも、ホテル内で仕事に関する空間を作ることが大事です。
出張に出発した途端、ワークライフバランスの維持に役立つコツを実践するのを忘れてしまう人も少なくありませんが、出張期間中に効率よく仕事をこなすためにはワークライフバランスの維持が欠かせません。
12. 安全とセキュリティーのポイント
訪問国で使われている緊急連絡先を手元にメモしておきましょう。州や地域によって異なる番号が使われている場合もあるので、気をつけましょう。警察、救急車、消防の電話番号だけでなく、大使館の電話番号も書き留めておくと安心です。
出張中に自身の安全を確保するには、タクシー内でもホテルのロビー内でも、常に周囲に気を配ることが大切です。観光客向けの基本的な安全術は、出張者にも有効です。ビジネススーツを着ているからといって、危険な状況が発生しないとは限りません。
盗難防止のために、貴重品はカバンの内ポケットにしまいましょう。本人確認書類、パスポート、ビザ、その他重要な書類のコピーを携帯しておくと、万が一の時に役に立ちます。
13. 経費の管理
出張者が会社員でも個人事業主でも、出張経費の管理と整理は避けられません。後日会社に経費の処理をしてもらう、または個人事業主などの場合は確定申告などで経費を計上する時のために、出張にかかった経費はきちんと整理・記録するようにしましょう。海外出張中の経費の記録をする際には、個人の余暇として発生した費用と仕事上の経費を明確に分けることが重要です。出張中に出費を記録するアプリを使う、または別の方法で書き留めるようにしましょう。会社負担のクレジットカードが支給される場合もあるかもしれません。その場合、食費などを含めた出張経費は自動的に会社が支払うことになります。
どのような形で経費を扱うにしても、限られた予算を賢く使うことは必須です。観光シーズン中はさまざまなサービスが値上がりすることがあるので、事前にリサーチをしましょう。緊急事態など予想外の状況が発生する可能性を認識した上で、出張計画を組むことも重要です。たとえ保険の補償範囲の費用であっても、いったんは自分で支払いをしなければならないケースも多々ありますので、そのような場合の対応方法も考えておくと便利です。
14. ネットワーキング、人間関係の構築
ネットワーキングや仕事上の人間関係の構築などは、出張まで先延ばしする必要はありません。出張に行く前に、訪問先で会う予定のある人を検索して、SNSや連絡先に追加したりするのも得策です。
そうすれば、相手の関心事や業績などについて事前に情報を得られるため、打ち合わせなどでただ事務的なやりとりをするだけでなく、少しパーソナルな会話もしやすくなります。人間関係を築き、相手に信頼してもらうためにも、このようなアプローチは有効です。
海外出張時に言語の壁がある場合は、ボディーランゲージなどの非言語コミュニケーションを大切にしましょう。対面で会った時によい第一印象を残すように心がけ、その後、翻訳サービス使いながらリモートでフォローアップすることをおすすめします。出張後のフォローアップは重要なので、必ず覚えておいてください。
15. 自由時間を楽しむ
最後に、できるだけ出張を楽しむこともお忘れなく。上記のアドバイスに従い、自由時間と仕事の時間のバウンダリー（境界線）をきっちり引けば、出張中に仕事も余暇も楽しめるはずです。事前にじゅうぶん準備をすれば、出張がストレスフルになることもなく、自由時間も作りやすくなります。
かといって、出張期間中の自由時間を綿密に計画することを勧めているわけではありません。仕事関連の事前準備をしっかりした上で、自由時間ができた都度、余暇を満喫するという心持ちがあれば、落ち着いて出張を楽しめることでしょう。
ほんの短時間でもいいので、心身をリラックスし、充実したときを過ごすように心がけましょう。数日の出張であっても、ビジネス中心街に行く途中にきれいな景色を眺めたり、おいしい現地料理を堪能したりできるはずです。
よい旅を！
ここまでお読みになった方にはご理解いただけたと思いますが、出張を成功させるには、自由時間の確保と事前準備が必須です。普段の生活と同様に、仕事の生産性を高めて、充実感を覚えるためには、ワークライフバランスをおざなりにしてはなりません。仕事のための出張であっても、今までに行ったことのない国や地域を訪問しながら、短時間でも観光をしたり、少しでもレジャーを楽しんだりできるかもしれません。
ここでご紹介したアドバイスをひとつずつ実行しながら、出張前の準備を始めましょう。仕事面でも、個人的な余暇の面でも、きっと満足いく旅になるはずです！