オフィス探しは、その後の業績に大きな影響をもたらします。オフィス選びに成功すると、生産性の向上、コスト削減、ワーカーの満足度上昇など、企業に多くのメリットがもたらされます。逆にオフィス選びに失敗すると、変更するには多額の費用が発生する上、様々な書類の変更や届出など手間がかかります。
この記事では、私たちの働く環境が急速に変化する今、独立・起業予定の方、事務所を移転したい方、フリーランスやスタートアップの方が知っておくべき失敗しないオフィスの選び方、事務所を借りる際の注意点や確認事項を6つ紹介します。
1. 賃貸の事務所 or フレキシブルオフィス？
まずは、長期的な賃貸契約を結ぶのか、施設利用契約のフレキシブルオフィスか、どちらが事業に合うのかを検討しましょう。フレキシブルオフィスとは、コワーキングスペース、シェアオフィス、サービスオフィス、レンタルオフィスといった柔軟で自由度が高いオフィスの総称です。
従来の賃貸契約する事務所は、大人数の社員を抱える大企業、または長期間にわたるインフラやスペースを必要とすることが確定している大規模な組織に最適です。
- ゼロからオフィス空間を自由に構築できる
- 大規模のオフィスを長期間確保できる
というメリットがある一方で、注意点もあります。
- 初期費用と準備の手間と時間がかかる
- 賃貸条件の柔軟性がない（契約期間の変更や解除など）
長期間にわたる契約条件に従わないといけないため、途中で解約や急な変更などには対応できないデメリットがあります。
フレキシブルオフィスは月単位で借りられるのが一般的で、長期契約に縛られず比較的安いコストで利用できます。スタートアップや小規模な組織、費用を抑えて独立したい方に適しています。
- 必要な設備/インフラが整っている
- 初期投資や手続きの負担がない
- すぐに利用開始、短期間もOK
- チームの拡大や縮小に応じて規模が変更できる
- 他の企業やワーカーとネットワークができる
数百人など大人数を収容できるオフィスを探している組織にはフレキシブルオフィスは向きませんが、数十人単位までの企業であれば状況に応じて柔軟に利用できるメリットは大きいでしょう。
2. 予算 （初期費用 + ランニングコスト）
事務所の賃貸契約は、家賃だけでなく、その他にさまざまな諸費用が必要になります。例として、仲介手数料、保証金、共益費、火災保険料、ネット・電話回線の使用料、光熱費、オフィス家具購入費、メンテナンス費用などです。
予算を決める際は、これらのランニングコストも確認して、急に売上が落ちた時に支払いに困らないように、無理のない予算組みをしましょう。
フレキシブルオフィスは、月額料金にランニングコストが含まれているので、細々とした諸費用を心配することなく、必要な期間だけ必要なスペースを借りられるのが費用対効果に優れている面です。
3. 立地の選び方
立地選びは利便性と企業のブランドイメージの両方から大切なポイントです。
事務所を安く探す場合、費用を抑えるために格安物件を選んでしまうと駅から遠かったり立地の悪いオフィスである場合もあります。
立地は、ワーカーが通いやすいだけでなく、クライアントや取引先の人などが足を運びやすいかどうかも重要です。いくら事務所の賃料を安く抑えても交通の便が悪いと活動が非効率になってしまいます。最寄り駅の路線、徒歩圏内で複数の交通手段が利用できるかは必ずチェックしましょう。
また、一等地にオフィスを構えていると企業イメージや信用力の向上にも繋がります。顧客に対してだけでなく、優秀な人材の確保にもメリットがあります。グローバル企業が集まる街、同業他社の多いエリアなど周辺環境も確認するのがおすすめです。
4. サイズを決める
フレキシブルオフィスでは、人数の増減に応じて借りるサイズを変更できるので、短期間に必要に応じて拡大・縮小が可能ですが、長期の賃貸契約をする際は、契約更新までの数年の間にどれくらいの人数が増える可能性があるのか予測して決める必要があります。
オフィスの広さは組織がどのようなワークスタイルを導入するかにより異なります。近年は、作業内容に応じて時間と場所を自由に選べる働き方「ABW」や、小規模チームで迅速に作業を進めるアジャイルワーキングなどが効果的なワークスタイルとして注目されています。このような柔軟な働き方の場合、従来の全員に固定デスクを配置するオフィスよりも、自由に可変できるオープンな環境が求められます。
最後に、来客やクライアントのためのスペースも確保を忘れないようにしましょう。
5. インフラを整える
オフィス選びでは移転した後にすぐ働ける環境を整える必要があります。整備するインフラは大きく5つあります。
これらの準備期間も考慮しなくてはいけません。中でも、安全かつ信頼性が高い高速インターネット接続は最も重要なインフラです。
従来の賃貸事務所ではそれぞれ手続きする必要がありますが、フレキシブルオフィスにはすでに整った環境が提供されています。そのため初期費用や手続きの時間は不要です。
6. デザイン・スタイルはカスタマイズ可能か
企業の成長やプロジェクトに合わせて、オフィスの拡張や設計の変更が求められる場合があります。オフィスの設計はワーカーの働きやすさ、生産性を高めるスペースかなど実働を最重視して決める必要があります。
加えて、オフィスの印象は、企業ブランドに直接影響を与えます。ブランドイメージに合ったオフィスデザインを取り入れたいものです。
フレキシブルオフィスの中には、既存の提供されているオフィスに限定せず、企業向けに空間デザインやIT・通信設備などをカスタマイズ対応しているところもあります。
まとめ
オフィス勤務とリモートワークの両方を取り入れるハイブリッドワークが主流な今、それに対応した理想的な環境を整える必要があります。また、急速な変化に柔軟かつ迅速に対応するにはアジャイルなワークプレイスが求められます。
しかし、それぞれの組織にとってベストなオフィスを選ぶのは簡単な作業ではありません。
コンパスオフィスは、ビジネスに必要なサービスが充実した柔軟なオフィスソリューションを提供しています。 ご希望のオフィススペースが利用可能であれば、契約署名当日すぐにご入居いただけます。
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- 郵便物の取扱、電話の転送、会議室の予約を行う受付サービスあり
- プリンター、ホワイトボード、ビデオ会議ツールなどオプション完備
- ワークショップやイベントを随時開催、企業同士のネットワーク構築に最適
まずは短期でフレキシブルオフィスを試用してから、更新をご検討いただくことも可能です。ご要望にもとづいてお見積書をご用意、事前予約をいただくと内覧も可能ですので、お気軽にコンパスオフィスへご相談ください。