最近のビジネスは固定されたひとつのオフィス空間に縛られてはいません。適応性と新たな機会を重視する時代を多くの企業が受け入れていて、フレキシブルなワークスペースの人気は高まる一方です。Statistaはコワーキングスペースの急増を予想していて、2024年末までに世界中で4万1,975のコワーキングスペースが展開されるだろうと予測しています。

フレキシブルオフィススペースとは一体何なのでしょうか？企業にとってどんなメリットがあるのでしょうか？フレキシブルワークスペースという革新的なオフィス環境の知られざるメリット9つを、これからご紹介します。

フレキシブルオフィススペースとは？

フレキシブルワークスペース（またはサービスオフィス）は、従来のオフィスのあり方とは異なり、現代の働き方に合った多様なデスク配置やコラボレーションがしやすい環境を提供するものです。

フレキシブルなオフィススペースの主な特徴は次のようなものがあります。

• 多様なワークエリア：オープンプランのオフィスレイアウト、プライベート個室のオフィス、会議室、ブレイクアウトエリア。
• 適応性：在宅勤務、フレックスタイム制、パートタイムの働き方。
• テクノロジー：Wi-Fi、プリンター、その他必須ツールへのシームレスなアクセス。
• 契約内容がフレキシブル：長期リースではなく、実際の利用に基づくフレキシブルな契約。
• コミュニティー体験：様々なプロフェッショナルと人脈を作り、コラボレーションをする機会。

このようにフレキシブルなオフィス空間は機敏性と適応性を備えているので、企業はその時々の需要に基づいてオフィス空間の規模の拡大・縮小に容易に対応できます。

フレキシブルなオフィススペースで働くメリット9選

人々の優先事項が変わり、職場環境についてスタッフ自らがさらなる管理を要求するようになった今、フレキシブルなワークスペースは魅力的な解決策として浮かび上がっています。これはガートナー（Gartner）の研究により立証されている傾向で、この研究は求職者らにとっての最重要事項は立地条件であるという結果を示しています。

常に進化している労働人口を惹きつけ、維持するために、ビジネスリーダーらは柔軟性を強調し、目的意識が明確なアプローチを取り入れる必要があります。

それでは、この新たな時代におけるフレキシブルワークスペースのメリットについて深掘りしていきましょう。

1. フレキシブルオフィススペースの費用効率

フレキシブルなオフィススペースを活用すると必要なオフィス規模を最小化することができるので、企業の運営にかかる諸経費をかなり減らすことができます。このようにスリム化されたアプローチは、大幅な費用削減につながります。

• 賃料のコストカット：面積あたりの費用削減
• 水道光熱費の削減：水道・電気代の削減。
• 最低限のオフィス維持費：家具や事務用品の費用削減。
• 組み込みのアメニティー：追加の投資費用なしで、優れた設備があるオフィス空間を利用。

フレキシブルオフィススペースの利用により削減できた費用を、企業は各国の拠点の拡大に再投資できるので、企業全体の生産性向上にもつながります。

2. フレキシブルな労働条件を提供して生産性を高める

フレキシブルワークスペースを利用すると、各スタッフはその時々のタスクに適した環境を自ら作り上げられるようになります。

• 特に集中して仕事をしたいですか？気を散らすものがない個室のオフィスを利用できます。
• プロジェクトでコラボレーションが必要ですか？カンファレンスルームは共同作業にぴったりです。
• クライエントが来訪する予定ですか？プロフェッショナルな会議室を予約できます。 

フレキシブルワークスペースにはこのような選択肢があり、各自のニーズに適した職場環境で仕事に取り組めるので、自然と社員の生産性は高まります。

さらにフレキシブルワークスペースを利用すると、部門外の人たちとのやりとりや情報交換が促され、部門の垣根を取り払うこともできます。オープンエリアでの偶然の出会いは新たなアイデアや解決策が生まれるきっかけとなる上に、従業員は仕事に積極的になり、自らの貢献が高く評価されていると感じやすくなる環境も育まれます。

3. ダイナミックな空間における従業員のウェルビーング

フレキシブルなワークスペースを活用すると一人ひとりのニーズとライフスタイルに合った多様な職場環境を提供できるので、従業員のウェルビーングに大きなプラス効果があります。コワーキングスペース内のオープンエリア、フレキシブルオフィススペース内の個室（プライベート）オフィス、複数の国や都市にまたがるオフィス拠点など、高い適応性を伴うオフィススペースを採用すれば、スタッフの幸せと生産性を促進する環境下で各自が仕事に取り組めます。 

ホットデスキングのようなオプションを設ければ、友人の近くに座る、または集中して作業をするために静かな場所を選ぶなど、スタッフ自らが仕事をする場を決められるので、より快適に仕事ができるようになります。効率も高まり、ワークライフバランスの促進にもつながります。

このような自由度があるとストレスも軽減され、個人のウェルビーングと業務の健全なバランスも生み出されます。従業員の仕事の満足度も高まり、より積極的な仕事への取り組みにもつながります。

4. フレキシブルオフィススペースの社会的メリット

フレキシブルワークスペースはコミュニティーや人々のつながりを促す画期的な社会生態系を育みます。フレキシブルなオフィススペース内には共有空間があり、従来のオフィス環境ではあまり見られなかった人的交流のきっかけを作るようにデザインされています。冷水機が配置されている場所で自然に会話が生み出され、コラボレーションを伴うプロジェクトが生み出されることも多くあります。

フレキシブルオフィススペースは、ルーチン化されたやりとりを長期的な人間関係の形成や革新的なアイデアの交換に変換することができるので、プロとして、そして社会の一員として、仕事場での体験が豊かになります。

5. 職場文化における機敏性と創造性

フレキシブルなオフィス空間を活用する企業は、ビジネスに不可欠な機敏性を培うことができます。フレキシブルオフィスは適応性が高いので、企業はチーム規模やプロジェクトのニーズを迅速に変えることができ、事業運営の効率性を維持してダウンタイムを最小限に抑えたシームレスな移行が可能になります。

このようなアジリティ（機敏性）は、自由な意見交換があり、頻繁にコラボレーションがあるクリエイティビティあふれる企業文化の育成につながります。

6. 共有空間での人脈作り

フレキシブルなオフィススペースは様々な産業の多様な人材を惹きつけます。イベントが企画されたり、共有エリアで他の人と自然に交流があったりするので、あなたの人脈を広げるには最高の環境です。

メンター、顧客、または今後一緒にプロジェクトを行えるような自分と似た考えを持つ人たちとつながり、新たなチャンスを見いだし、事業の成長を図ることが可能になります。

7. 競争力

フレキシブルなオフィススペースを活用すると、めまぐるしく変わるビジネス環境に素早く適応していくために必要な競争力を得ることができます。小売店やカフェなどを併設して、利用者がリラックスできる空間を備えた快適な環境を作ることで、フレキシブルオフィススペースは利便性と贅沢さの両方を提供し、様々なプロフェッショナルを魅了できます。

このような環境があると職場の快適さが増し、生産性も向上します。さらに、勤務時間中だけでなく、オフタイムにも居心地良さを感じられる活気ある共同体としての雰囲気も育めます。

8. より良い拡張性とリスク管理

フレキシブルワークスペースにはスケーラビリティー（拡張性）があるので、オフィスの工事や再建をすることなく、会社の成長や構造的変化を効率よく管理できるようになります。このようなオフィス空間は多様な規模のチームと仕事スタイルに対応可能なので、人員のダイナミックな変化があっても円滑に対処できるようになります。

オフィス空間のリース条件はフレキシブルなので財務リスクを最小限に抑えることができます。長期のコミットメントとそれに付随する違約金を避けることで、景気変動があっても安定を確保しやすくなります。

9. 高品質の設備に比較的良心的な価格でアクセス

フレキシブルなワークスペースは、従来のオフィス環境では高額の費用を必要とするような高品質の設備をとり揃えています。下記がその例の一部です。

• 高速無線LAN
• 役員室、会議室
• ビジネスブース（ボックス席）
• 印刷・スキャン設備
• 快適なビジネスラウンジ
• モダンなブレークアウトエリア、パントリー
• 併設カフェ
• 電話用ブース

企業は別途投資することなくこれらの優れたアメニティを利用できるようになるので、費用効率の良いやり方で高品質の設備を職場に備えることができます。

フレキシブルなワークスペースを利用して、生産性を最大限に高める方法

フレキシブルワークスペースはビジネスに必要なすべてのアメニティ、対面・オンラインの会議設備、受付、テクニカルサポートなどを備えているため、お客様は自らの仕事に集中できます。フレキシブルオフィススペースのメリットを最大限に活かすためには、次の戦略を検討してみてください。

• 計画を大切する。明確な目標と締め切りを設定し、戦略的に仕事の予定を立てます。生産性ツールを活用して気が散らないようにし、予定通りに仕事を進めます。 
• コミュニケーションを欠かさない。いつでもチームから連絡を受けられるようにしておきます。時差に考慮しながら様々なツール（メール、メッセンジャー、ビデオコール）を適宜使い、迅速な返答を心がけましょう。
• 環境を重視する。仕事をする空間を賢明に選びます。騒音レベル、設備、プライバシーのレベルと業務内容を考慮します。
• 上手にバランスを取る。一生懸命働いたら、リラックスしたり楽しんだりする時間を自分にご褒美しましょう。繁忙期には心身の健康を最優先します。ビジネスラウンジやブレークアウトエリアでくつろぎ、リフレッシュしましょう。
• 柔軟な文化を育成する。ビデオ会議を活用して、また明確でアクセスしやすいガイドラインを提供することで、リーダーは自ら率先して柔軟性を取り入れるようにしましょう。

これらの実践は、フレキシブルなオフィススペースを最大限に有効活用して、目標に向かって前進していくのに役立つはずです。

まとめ

フレキシブルなオフィススペースの活用は、今の時代のビジネスにとって賢い決断です。社員が自らの働き方を選べるようになるので、社員全体の幸福度、生産性、仕事への満足感が高まるでしょう。

ビジネスの面でもフレキシブルなオフィス空間は費用削減、機敏性の向上、就職先としてのブランド強化につながり、トップレベルの人材を呼び込み、維持するのに役立ちます。人々の働き方が進化し続けていく中、フレキシブルオフィススペースは皆にメリットをもたらす解決策のひとつです。