従来のオフィスは何列にもデスクが並ぶレイアウトで、各自の座席が指定されているのが普通でしたが、最近はフレキシブルワークスペースというオフィスのあり方の人気が高まっています。

現代のビジネスはよりダイナミックな職場環境の構築を大事にしており、勤務地に流動性がある従業員の常に進化するニーズを満たすためにフレキシブルソリューションを採用するようになりました。この柔

軟性重視への転換は、費用削減から従業員のウェルビーングの増進まで数多くのメリットをもたらします。

事業をレベルアップさせるには、フレキシブルなワークスペースをどのように活用するのがベストなのでしょうか？

この記事では、お客様、お客様の会社、そして従業員の皆様の役に立つやり方でフレキシブルワークスペースを有効活用する方法について、いくつかご紹介していきます。

1.    コラボレーションとイノベーションに集中する

フレキシブルワークスペースはコラボレーションとイノベーションをサポートするのに有益であると同時に、スタッフが集中できるプライベートな空間も提供します。オープンフロアプランだけでなくプライベートなオフィス空間や共有エリアも備えているので、チーム内外の交流が促進され、従来のオフィスでありがちな他チームとのコミュニケーション不足も解消しやすくなります。

企業生産性インスティテュート(Institute for Corporate Productivity (i4cp)）の共同研究によると、連携作業（コラボレーション）を推奨した企業は高成長する可能性が5倍高まります。フレキシブルオフィスは元来、スムーズに様々なアイデアが浮かぶ状態を促進するようデザインされているので、社内における問題解決や創造的思考の向上につながります。

チームが集まりブレインストーミングをしたり、アイデアを視覚化したりするために、フレキシブルワークスペース内に座り心地の良いソファ、ホワイトボード、移動可能かつ設置も容易にできるプロジェクタースクリーンを配置し、ブレインストーミングや共同作業向けの専用空間を設けることも可能です。チームミーティング、クライアントミーティング、または業界内のプロフェッショナルと新しいアイデアについて議論するセッションを主催するために使えるイベントスペースがあるフレキシブルオフィススペースも少なくありません。

2.    人材採用と留保のツールとしてフレキシブルワーキングを利用する

最高の人材を確保するために、フレキシブルなオフィス空間は重要な要素です。フレキシブルなオフィススペースで働く選択肢を提供することで、ビジネスは柔軟性と機敏性というニーズを満たすことができます。逆に職場に柔軟性や機敏性がない場合は、優秀な人材を逃してしまう可能性もあります。

フレキシブルワークスペースの活用は、有能な人材を惹きつけるだけでなく、既存の優秀なスタッフの留保にも役立ちます。フルタイムの従業員6千5百人へのインタビューを実施したクラウドコンピューティング分野の多国籍企業の調査によると、69％の人たちが今まで以上の柔軟性を得られない場合は転職・退職を検討すると回答しました。この調査から分かるのは、従来のオフィス体制の企業が、よりモダンな企業に遅れを取ってしまう可能性です。ここで重要なのは、現在いる従業員のニーズに合った解決策を見つけて、従業員がよりうまく、より容易に仕事をこなせるような体制を整えることです。

フレキシブルな働き方を求めるスタッフは増えている今、フレキシブルワークスペースは多様なビジネスニーズに沿ってオープンプランまたはプライベートな空間を提供します。柔軟性はアクセスの容易度にも関連しており、フレキシブルオフィスはビジネス地区の中心部に位置する傾向があるので、交通の便が良く、通勤にも便利です。

3.    従業員が自ら働き方を選ぶよう奨励する

従業員と企業にとってフレキシブルワークスペースの魅力のひとつは、自分に合った働き方を選べるので効率よく仕事をこなせるようになることです。グループで仕事をするのを好み、コラボレーションが得意な従業員もいれば、独りで仕事をするのを好み、静かに集中できるエリアで仕事をした方が生産性が上がる人もいるでしょう。

フレキシブルスペースを採用すると、従業員自らが仕事をするエリアを選べます。このような働き方は生産性を高め、全体的に仕事に対する満足度も高まることが示されています。多様な人員が最適なやり方で仕事に従事し、全員が働きやすい環境を作れば、皆が最高レベルで仕事をこなしやすくなります。

4.    費用とリソースを最適化する

ビジネスにとってフレキシブルワークスペースの大きなセールスポイントのひとつは、費用削減の機会です。従来のリースは高額の間接費および長期のコミットメントが必要な場合が多いのですが、フレキシブルオフィスを利用すればスケールアップもダウンもしやすくなります。

成長期にはクリックするだけでより多くのデスクを確保でき、低迷期には簡単に規模を縮小できます。多額の先行投資をせずに、職場関連の費用をその時のニーズに合わせて調節できるようになるのです。

またオフィス関連の事務作業をアウトソースすることで、その分のリソースを中核的なビジネス活動に割り当てることができます。その結果、従業員の勤務時間に対して、より良い投資利益率(ROI)を得ることができるでしょう。

5.    フレキシブルワークをブランドイメージの中核に置く

「見かけで中身を判断するのは良くない」とは言われていますが、それでも見た目に影響されてしまう人は少なくありません。会社のオフィスであっても同様のことが言えるでしょう。古びて味気ない見た目のオフィスのせいで、見込みクライエントを失ってしまっては残念です。

フレキシブルなワークスペースはモダンでスタイリッシュな傾向があります。これは急進的な考え方を反映していて、機敏で革新的な企業イメージに合うものです。そのような空間でクライエントとミーティングをすれば、良い印象を残すことができ、プロフェッショナルで成功している会社というイメージを持ってもらえるでしょう。多くのフレキシブルワークスペースはビジネス街の中心部に位置し、公共交通機関、レストランや小売店に近く、魅力的な立地条件にあります。そのため、立派で便利な場所でクライエントとミーティングを行えます。

成功するフレキシブルワークスペース戦略の実施方法

フレックススペース環境に円滑に移行するには、綿密な計画と熟慮された戦略が必要です。その際には、次の点を考慮することをお勧めします。

• 必須要件を明確にリストアップする。チームの移行を実施する前に、会社が求める必須要件を明確にする必要があります。「私のチームはどのように機能しているか？」「どのタスクに従事しているか？」「どの程度の連携作業が必要か？」これらの質問に自ら答えてみましょう。まずニーズを特定したら、どのようなワークスペースが必要かは容易に分かるでしょう。
• 適切なスペースを選ぶ。リサーチをして、地域内の評判の良いフレキシブルワークスペース・プロバイダーを特定します。公共交通にアクセスしやすく、かつチームにとって十分なサイズの空間があるワークスペースを探しましょう。お試しで何日かスペースを利用して、社員らに実際にそこで働く感じを理解してもらうのも良いでしょう。
• 移行計画を作る。スタッフ全員にフレキシブルワークスペースに移行してもらうのは容易ではなく、各スタッフ向けの十分なコミュニケーションと綿密な移行計画が必要です。移行についてスタッフに説明し、懸念点を聞き、適宜対応し、明確なタイムラインを作ります。トレーニングセッションを主催し、割り当てられたワークスペースを有効利用する方法について説明します。
• 期待とバウンダリーを設定する。フレキシブルオフィススペースの最大のメリットは柔軟性ですが、コミュニケーションや勤務時間についての期待をはっきりさせることは重要です。そうすれば、フレキシブルな働き方によりカオスではなく生産性の向上が生み出されるでしょう。

最後に

フレキシブルなワークスペースへの移行はすぐに簡単に実施できることではありませんが、事業に大きな影響をもたらす可能性がある戦略的な転換と言えるでしょう。

人材採用に役立ち、費用削減もつながり、従業員の生産性アップにもつながるので、会社を新たな高みに引き上げるチャンスです。

この記事では、フレキシブルワークスペースのメリットを会社と従業員向けに最大限活用する5つの方法をご紹介しました。最も大事なのは、ビジネスにとって理にかなった戦略を選び、意思決定プロセスで従業員に関与してもらうことです。

フレキシブルワークは高い可能性で今後もなくならないでしょう。そしてフレキシブルな働き方を受け入れるビジネスは、将来成功する可能性も高いでしょう。

お客様のビジネスにおけるワークスペース関連の必須要件およびフレキシブルオフィスをどう活用できるかについて、さらに詳しいご相談をご希望される場合は、ぜひ弊社のチームメンバーまでご連絡ください。