在香港絕大多數的公司，HR 的工作流程大多已經電子化，只是程度有所不同。有些公司仍依靠基本的 Excel 表格來處理人力資源事項；有些公司則依據自身需求，在薪酬管理、招聘、績效管理、員工培訓等不同工作項目上個別使用人力資源管理軟件系統；另一些規模較大的公司，則使用一體化的人力資源管理系統，將所有工作流程集中在同一個平台上進行。
電子化可以幫助簡化人力資源的工作流程，節省時間，這點毋庸置疑。不過，令很多 HR 主管困惑的是，市面上人力資源管理系統的選擇如此之多，到底哪一個更適合自己的部門。雖然有些人力資源管理系統看起來非常強大，但高額的年費也讓不少企業質疑是否值得。下面將介紹人力資源管理系統的最新功能，以及幾個最受歡迎的 HR 系統推薦，幫助企業找出最適合自己的HR系統，幫助簡化 HR 的工作流程。
人力資源管理系統的五大功能
一般市面上的人力資源管理系統，大致擁有以下五大功能的至少其中一項：
1. 薪資福利管理
薪資管理是最普遍的 HR 電子化項目，也是市面上產品最多的類型。經過多年的發展，目前有關薪資福利的HR系統功能都大同小異，可以輕鬆地管理出勤、出差、績效等薪資福利決定因子，甚至自行設定薪資計算的公式和內容，為 HR 省去很多工作流程中的瑣碎項目，比自行用 Excel表格計算節省更多的時間。此外，有些HR系統還能直接將薪資單用 e-mail 的形式定期寄送到員工的信箱，省時又環保。
2. 公司內部溝通
在大型或跨國公司中，要做好公司內部溝通並不容易。現在不少HR系統平台可以幫助發送公司公告、進行員工問卷調查、設立內部匿名回饋機制，讓企業的內部溝通更有效率，也更有利於HR深入了解員工的意見。
3. 人才招聘
雖然目前已經有不少像 LinkedIn 這樣的求職平台供 HR 張貼招聘啟示、尋找人才，但繁瑣的面試程序還是為很多 HR 帶來困擾。尤其是職位空缺較多的大型公司，更需要有組織的人力資源系統來管理招聘流程。一些目前常見的招聘系統如 Workday 等，就提供 HR 從張貼招聘啟示，到發送面試通知、進行錄影面試等招聘流程電子化的服務。HR 只需要為不同職位做好面試的設定，就可以有系統地管理招聘流程。
4. 人事檔案管理
人事檔案管理也是幾乎所有人力資源管理系統必備的功能之一，管理的檔案內容包括個別員工資訊、公司組織架構、人員調動紀錄等，除了將檔案電子化，也方便 HR 隨時匯出統計報表，掌握公司人事的最新動態。
5. 培訓課程
越來越多企業增加對員工培訓課程的投資，無形中也增加了 HR 的工作負擔。因應 HR 的需求，許多市場上的線上課程平台都開始提供企業版的服務，讓 HR 可以輕鬆地安排課程，掌握員工的學習進度，甚至自主安排並設計培訓課程。如此一來，企業的員工訓練便更有組織，也方便員工自主學習。
HR 電子化的好處
有了以上人力資源管理系統提供的功能，對企業和員工來說，可以得到以下幾個好處：
1. 精簡 HR 的人力：在未電子化之前，大部分 HR 的工作流程都花在文書處理上。有了人力資源管理系統的幫忙，可以精簡 HR 的工作流程，進而讓企業能更有效利用 HR 部門的人力。
2. 增加HR的創新能力：將行政工作交給人力資源管理系統之後，HR 就有更多的精力可以放在人事策略調整和創新上，例如精簡公司組織架構、重訂招聘策略、擴增員工訓練計畫等，有助於企業營運得更好。
3. 增加 HR 的透明度：使用人力資源管理系統之後，HR 的工作流程更具系統性，也有固定的公式可以遵循，許多工作甚至可以交給員工自行完成。這讓 HR 的管理更具透明度，有助於取得員工更高的信賴。
4. 增加企業的管理效率：有組織的人力資源管理系統，可以讓管理層隨時掌握公司的人資情況，增加管理效率。此外，所有檔案電子化之後，也可以避免資料遺失、檔案錯亂的情況。
如何選擇人力資源管理系統
目前市面上的人力資源管理系統有千百種，除了歐美公司研發、適合跨國公司的產品，香港和中國大陸也提供不少本地化的 HR 系統。每個系統看起來功能相差不多，卻又各有特色，HR 在選擇時，除了可以參考軟體評比網站的評價資訊，或是人資分析公司 Fosway 每年發佈的人才管理系統評估報告之外，以下四個思考方向，也可以作為 HR 的考量標準：
1. 評估公司需求：
目前市面上的人資管理系統大致分為兩種：著重特定功能的系統，以及將所有主要功能集於一身的一體化系統。雖然一體化系統能一次滿足大部分 HR 的需求，但價錢一般也較為昂貴，通常較適合大型企業使用。對中小企來說，有些一體化系統的功能其實幫助不大，這時就可以評估是否用幾個不同的小系統取而代之，取得更好的效益。
2. 評估系統的複雜度：
相同功能的 HR 系統，其複雜度也有所差異。例如設計給跨國公司使用的薪資管理系統，一般會加入不同貨幣和國家稅制的計算功能，然而對於本地公司而言，選擇包含詳細本地稅制與假期法規的系統更為重要。因此，HR 在選擇人資管理系統之前，建議先詳細了解系統的功能內容。
3. 維護服務：
為方便管理，企業一般都會希望長期使用同一個 HR 系統，因此系統的後續維護服務便非常重要。目前世界上領先的 SAP 系統，雖然功能十分完整，但後續維護的高額收費，就受到不少中小企的詬病。
4. 個人化設定功能：
許多小型的人資管理系統雖然收費便宜，但是計算公式相對死板，無法加入太多個人化的設定。如果企業希望採用更具彈性的管理模式，建議選擇允許較多個人化設定的 HR 系統。
雖然HR電子化一般都能大幅提升人資工作流程的效率，但選擇最適合的人資管理系統，能讓 HR 電子化的好處再加倍。HR 在選擇系統之前，可以多加詢問比較，甚至試用過不同產品之後，再做出決定。