隨著全球化趨勢、物聯網、5G 的時代來臨，消費者的需求瞬息萬變，企業也必須求新求變。許多企業一直在以傳統的企業管理模式營運公司，然而隨著企業日益發展茁壯，競爭越趨激烈，明顯感到傳統的企業管理模式已經很難滿足企業發展的需求。對於許多成熟的產業來說，未來企業與企業之間的競爭，已延伸為供應鏈的競爭，誰越能降低整體供應鏈管理中的物流、庫存與分銷成本，提高產品品質，提升客戶滿意度，誰就越能在企業競爭中脫穎而出。其中，資訊科技扮演了重要的角色，藉由導入對的系統，可整合公司內部營銷、會計、銷售、上下游產業價值鏈，加速全面電子化，達成互利共享、永續經營的原則。
這也是近數十年來，不論是上市公司或中小企都開始陸續引進 ERP系統管理的原因。可是市面上 ERP軟件廠商多如過江之鯽，價格範圍亦十分之廣，對於大部分不熟悉軟件的企業來說，如何挑選對的 ERP系統確實是一項難題與挑戰。那麼，到底什麼是 ERP系統 ? 什麼樣的企業適合用 ERP軟件? 以下特別為你整理了「選對ERP系統的三大秘訣」，希望所有企業都能找到適合自己的ERP管理系統！
什麼是ERP系統?
ERP是企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱，是指在利用資訊技術的基礎上，集資訊科技與管理思維於一身的企業管理系統。利用系統化的管理，為企業員工及決策者提供決策手段的企業管理平台。ERP前身為 MRP 物料需求計劃 ( Material Requirements Planning)，其核心思想是供應鏈管理。簡單來說，把會計、人力資源、貨品倉存、客服等公司營運所需的各項流程整合於企業管理平台上，這就是 ERP系統所能做到的基礎能力。
準備好使用 ERP 系統的5大徵兆
多數企業在營運初期，都會採用如 QuickBooks 或 Excel等各種獨立的簡易工具來管理不同的流程。隨著企業規模逐漸寵大，舊的會計和報表流程開始變得吃力，出現以下5大徵兆時，就代表你該考慮購買一套 ERP軟件助你進行企業管理了。
1. 處理日常作業的時間過長
你是否花過多的時間在整理各客戶的銷售報表、帳目結算？有可能是因為公司使用了過多各自獨立的應用程式，導致各系統資料庫互不相連。ERP軟件則可將解決方案與資料整合至單一系統，使公司內部各單位能更有效地執行工作。
2. 無法找出營運問題並進行分析
你公司的營運數據是否可以一目了然、輕鬆回答任何與營運相關的問題？例如各產品線的供應鏈管理進度、銷售額或退貨數量？若系統各自獨立，便很難取得關鍵 KPI，進而發掘業務成長的機會。
3. 某些企業流程進度不符預期
是否在業務流程中，有某些環節運作不斷發生問題、難以解決？這將使得供應鏈管理、客戶滿足度或成本控制上變得難上加難。若是如此，你可能需要 ERP軟件幫你重新檢視企業流程，以因應成長或優先順序的轉變而作出調整。
4. 手動輸入資料，產生不一致性
公司大多數部門是否使用各自的系統和流程來完成工作？花費過多時間在重複輸入資料上，或會導致報表製作時間費時、錯誤資訊傳遞，並阻礙決策制定。
5. 無法掌握最新的商機
商機稍縱即逝，中小企業最注重的就是快、狠、準。花費過多的時間在文書處理，可能就無法追求新的商機；此時你將需要新的系統能提供流程自動化和預測分析等功能，讓你能輕鬆辨別和掌握新的獲利商機。
選對ERP系統的3大秘訣
ERP系統的實施對企業來說將會是一次重大的變革，除了在實行初期投入的資金和人員配合，更關係著整個企業管理系統和未來的企業發展，以下就為你提供相當實用的三大 ERP軟件挑選秘訣。
1. 結合企業自身業務及需求做選擇
每個企業都有自己的經營模式、行業屬性、發展規模、資金狀況等差異性，這些都是在選擇 ERP軟件時的關鍵，系統本身必需符合企業的需求。如果從事製造業，就要選擇側重生產線管理功能的 ERP系統；若是以產品銷售為導向的公司，則是以銷售、供應鏈管理為重心來選擇。另外你亦可以先審視企業未來 5 年的營運需求、公司現有流程的標準性等，來尋找市面上能滿足企業要求的 ERP軟件，甚至客製化系統？ ERP系統的精神就是遵循成本正確、單一事實的紀錄，導入 ERP系統除了用於輔助公司運作之外，又稱企業流程再造；某些企業會趁這個時候將不合理的流程用系統導入的方式去除掉。除了管理層外，各部門熟悉流程的人員也應參與了解 ERP系統的應用，共同討論後將 ERP軟件的優缺點審慎列出，找出最符合公司需求的選項。
2. 挑選可靠的軟件供應商
選擇 ERP系統可不只是簡單的挑選軟件，更是尋找一個與企業建立長期合作關係的夥伴。對於軟件供應商的顧問、服務人員的技術水平、財務穩定性等各方面都要納入考量。優秀的軟件供應商必須有精通軟件和行業知識、了解客戶需求並提出實用解決方案的顧問，還有完善的客服系統；同時你也必須瞭解軟件供應商過往的營業額、用戶數量與規模，類似產業的成功案例等等，並諮詢業界的口碑，避免因軟件供應商規模太小、人員流動率高等而讓軟件變成孤兒。
3. 評估合理的預算
「只選對的，不選貴的」。ERP軟件種類之多，隨著不同的功能價格範圍亦因而浮動。大型企業擁有充足的資金和獨到的營運流程，需要的可能是有功能完備的傳統企業 ERP系統，而中小型企業注重的則是致力打造具吸引力的顧客體驗，所以 ERP系統必須直觀、容易上手，預算也較為精簡。企業所需評估的價格必須是全面性且具前瞻性的，包括一次性軟硬件的買入價格、資料庫與導入服務、增加軟件外掛功能、輸出或更改報表形式等應用所需的費用，軟體運用培訓成本等等； 還有將來的軟件維護費用，增購使用人數或增加權限帳號等附加費等第，在計算預算時應以未來 3 – 5 年需要的整體總成本作考量。
綜觀世界的趨勢，大者恆大已不再是不變的因素，企業不見得要大，但一定要有競爭優勢；而未來的競爭不再單純是產品、通路的競爭，更是資源整合、供應鏈管理上的競爭。而用來作為企業管理的 ERP系統，其重要性自然不言可諭。挑選一個最適合企業管理的 ERP系統，必須掌握企業本身需求、軟體廠商的綜合評比、評估合理預算，相信你可以挑選出能讓企業更有效率、功能簡單實用、回報週期短、風險小，真正實用的管理軟件。