レンタルオフィス Q&A - 基礎知識と選び方編

自分で会社を立ち上げたい。仕事に集中できる環境を作るためにレンタルオフィスの情報を集めているけれど、なかなか踏ん切りがつかない。レンタルオフィスを選ぶ時、何を基準に選べばいいの？何に気をつけたらいいの？

そんな皆さんの「よくある質問」にお答えします。

目次

■ 「レンタルオフィス」とは?　■ 「総合受付」とは?　■ 気を付けるべきこと
■ レンタルオフィス Q&A - 契約関連編

Q 01. 「レンタルオフィス」とは、どのようなものですか？

現在、「レンタルオフィス」は、さまざまな形態で提供されています。従来の賃貸オフィス(いわゆる「貸事務所」)とは異なります。賃貸契約によって利用可能になるのは同じですが、主に以下のような特徴があります。

• 利用する机、椅子、キャビネット、ロッカーなどの家具が備え付けられている
• 利用可能なWi-Fiが準備されている

このため、入居時の工事や退去時の原状回復が必要なく、入居直後から、インターネットにつなぎながら快適に仕事ができます。

施設によって、専用の電話回線および固定電話が提供されたり、共用設備(複合機、FAX、キッチンなど)が使えたりします。

総合受付がある場合、電話対応、郵便物の受け取り、来客対応などを代行してくれます。また、その他事務作業の一部を秘書サービスまたはコンシェルジュサービスとして有料で請け負っている場合もあります。このようなハイグレードのサービスを提供するレンタルオフィスを「サービスオフィス」と呼ぶこともあります。総合受付がない場合、電話対応や郵便物の受け取りなどは自分で対応することになります。

さらに特徴的なのは、従来の賃貸オフィスと異なり、短期間での契約が可能なことです。従来の賃貸オフィスは3年程度の契約が前提なので、それに比べイニシャルコストを減らし、オフィス運用のリスクを減らすことができます。

レンタルオフィスは通常施設内に複数のオフィスがありますが、実際のオフィス、共有設備などをすべて含めた施設全体を「ビジネスセンター」と呼ぶこともあります。

Q 02. 「総合受付」とは何ですか？

「総合受付」とは、一部のハイグレードなレンタルオフィスに導入されている受付のことです。エントランスに入ると、ホテルのレセプションのような受付が設置されていますが、それが「総合受付」です。 入居後は、レンタルオフィス契約時の営業担当から、総合受付スタッフへすべての対応がバトンタッチされます。総合受付のスタッフは、決まった営業時間内に主に以下の対応をしてくれます。

• 契約しているオフィスユーザー企業の一員としての電話対応
• 契約しているオフィスユーザー企業の郵便物受け取り代行
• 契約しているオフィスユーザー企業の来客対応
• (会議室がある場合)会議室の予約
• 質問、トラブルなどへの対応
• その他

そのほかに、オフィスユーザー企業から簡単な事務作業を請け負ったりすることもあります。このような付加サービスは「秘書サービス」「コンシェルジュサービス」などという名称で呼ばれており、少額の課金で依頼できます。

外国語圏の方との取引がある場合や、外国語圏のスタッフがいる企業の場合は、総合受付がバイリンガル対応かどうかを確認しておきましょう。

また、受付があるからと言って、上記のようなサービスを提供しているとは限りません。施設によって受付の機能が異なりますので、内覧時に確認しましょう。

Q 03. レンタルオフィスを選ぶとき、どんなことに気を付けるべきですか？

レンタルオフィスをどのようなニーズに基づいて探すかによって、最終的な結論は違うと思いますが、簡単にチェック項目を列記します。

• 登記可能かどうか
  • 大抵のレンタルオフィスは登記可能だと思いますが、名刺やカタログに住所を書きたい場合は必ず確認しましょう。登記可能なレンタルオフィスの場合、入居手続きが完了したら、登記手続きが可能です。そのオフィスの住所を使った登記可能なタイミングについては、契約時に確認しましょう。
• ロケーション
  • 登記前提の場合は必ず住所を確認していると思いますが、いざ仕事を始めてみると、駅から近いか、クライアントの企業があるエリアに近いか、ということはとても重要です。時間を有効に使うためにもよく検討しましょう。
• 総合受付、会議室があるか
  • 1, 2名向けの小規模なオフィスがメインのレンタルオフィスの場合、総合受付や会議室がないこともあります。この場合、コストは抑えられますが、電話対応、郵便物の受け取りは自分で行い、会議室は外の喫茶店などになります。
  • いわゆる「サービスオフィス」と呼ばれるハイグレードなレンタルオフィスの場合、総合受付、会議室が利用可能な場合が多いです。電話対応、郵便物の受け取り、来客対応などを総合受付がスムーズに行います。来客とも施設内の会議室を使ってしっかり打ち合わせができます。
• 完全個室か、半個室か。外から見えるか、見えないか
  • 完全個室の場合、壁が上部までしっかりつながっており、オフィス内での声やパソコンの画面が外部に漏れる可能性は非常に低くなります。半個室は壁の上部や下部がつながっておらず、複数の部屋でエアコンを共有するような形状です。この場合、電話の声などは外部に漏れることになります。
  • レンタルオフィスの中には、オフィスのデザイン上、壁がガラス張りになっていて、外から丸見えの場合もあります。外部に見えてはいけない情報やアイデアを扱っている企業の場合は注意が必要です（レンタルオフィスのビジネスセンターは競合他社が共存している場合もあります)。
• どのような共用施設があるか
  • レンタルオフィスの施設によって、共用設備や施設が潤沢な場合と、そうではない場合があります。複合機が使えることを確認するのは最低条件ですが、ラウンジが充実しているか、キッチンが使えるか、施設内で飲食物が入手できるか、トイレは男女別で使いやすいかなど、具体的に働く自分を想像しながら施設内をくまなくチェックしましょう。
• 周辺施設はどうか
  • 飲食店、コンビニ、タクシー乗り場、コーヒーショップなど、自分がよく使うことになりそうな周辺施設をチェックしておきましょう。
• 外国人のお客様、ビジターへの対応、海外への拡大の可能性はどうか
  • 自身のビジネスに外国籍の方が関わる可能性がある場合は、総合受付などでも英語で対応可能かどうか先に確認しておきましょう。また、自分のビジネスをいずれ海外にも広めたい、と思っている場合は、海外にも拠点があるビジネスセンターを選んでおくことも重要です。

「駅近」で「総合受付」と「会議室」のあるレンタルオフィス

コンパスオフィスは、東京港区虎ノ門の虎ノ門40MTビル(日比谷線「神谷町」駅3番出口直結)、東京都渋谷区恵比寿南恵比寿グリーングラス(東京メトロ日比谷線恵比寿駅徒歩2分)の2拠点でレンタルオフィスを運営しています。

• 虎ノ門ビジネスセンター
• 恵比寿ビジネスセンター

両ビジネスセンターともに、きわめて駅から近く、アクセスが良好。格式高い総合受付のエントランスと、複数の会議室を備えています。特に恵比寿のビジネスセンターは、50名強のセミナーまで対応します。

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