レンタルオフィス Q&A - 契約関連編

レンタルオフィスを選ぶ際に必要なチェック事項を基に、いよいよ契約したいオフィスに巡り合いました(参考：レンタルオフィス Q&A - 基礎知識と選び方編)。

契約の時はどんなことをするのでしょうか。契約の流れや契約後について簡単にご紹介します。

目次

■ 契約期間　 ■ 料金について　■ 入居までの流れ 　■ 困ったときの問い合わせ先 　■ 解約について
■ レンタルオフィス Q&A - 基礎知識と選び方編

Q 01. 契約期間はどれくらいですか？

1ヶ月から可能、というビジネスセンターもありますが、基本的には最低3ヶ月以上をめどにスタートすると良いでしょう。レンタルオフィスは基本的に企業に働く場所を提供する前提なので、あまりに短い契約期間を提示するのは好まれません(1ヶ月のみのプロジェクト利用の場合などは別です)。

また、解約の告知が期限以内にない場合は、１年借りたレンタルオフィスをそのまま自動的に１年(元々の契約書と同期間)借りるような自動更新システムになっている場合もあります。自動更新条件について、レンタルオフィス運営会社に確認しましょう。いざというときのためにあまり長期ではない契約期間(６ヶ月など)を自動延長するような契約の仕方のほうがリスク管理上良いかもしれません。ただ、ディスカウントを期待する場合は、あまり短い契約期間だと適用されづらいでしょう。

Q 02. 料金はどうなりますか？

契約時に取り決めた使用料を、請求書に基づき毎月支払うことになります。振込のほかにクレジットカードなどに対応しているかは、レンタルオフィス運営会社に確認しましょう。

料金には純粋なオフィス使用料のほかに、共用設備の使用料、コピーや印刷料金、エアコンなどの電気代、インターネット接続費用、電話利用料、会議室を使用した場合は会議室利用料、総合受付に郵便物の転送を依頼した場合などの手数料込み費用など、さまざまな費用が計上されるので、後から驚かないように、何が課金の対象になるのか、きちんと聞きましょう。また、オフィスの毎月の費用は余裕をもって予算組みしておきましょう。

Q 03. 入居までの大まかな流れは？

オフィスとビジネスセンターの両方が気に入って、いざ契約をする場合、いくつか提出するものがあります。

レンタルオフィス運営会社から契約の詳細を記した契約書が提供されるので、それをよく読んで提出期限までに提出することはもちろんですが、そのほかに、運転免許証や印鑑証明などの身分証明書、すでに企業が登記している場合は企業の登記事項証明書、事業を説明する資料(定款、登記時に作成した事業説明書)などの提出を求められます。

その後、レンタルオフィス運営会社側で簡単な審査を行います。その審査が通ったら、期日までに契約書に記載されている金額を支払います。このとき支払う金額としては、1ヶ月分のオフィス賃料のほか、保証金として数か月分を求められることがあります。

上記の提出書類、支払いがすべて完了すると、契約書の入居開始日よりオフィスを利用できます。入居時には、オフィスの鍵の引き渡しとともに、ビジネスセンターの利用方法などについて、詳細な説明があります。

Q 04. オフィス利用時に何か困ったことがあったらどうしたらいいですか？

総合受付がある場合は総合受付へ、ない場合は指定された連絡先に相談しましょう。総合受付がない小規模なレンタルオフィスの場合、現地にスタッフがいないこともあります。必ず事前に問い合わせ先を確認しておきましょう。

Q 05. 解約したい場合はどうしたらいいですか？

契約書に定められた適切なタイミングで、レンタルオフィス運営会社に解約を希望する旨を連絡します。

その後解約に関連するさまざまな書類手続き、鍵の返却などを行います。オフィスの損傷がある場合は、その費用を請求されることもあります。契約によって全く同一期間分延長しなければならない場合もあるので、最初からあまり長期の契約にしないほうが安心かもしれません(参考：Q 04. 契約期間はどれくらいですか？)。

その他の注意点

レンタルオフィスを選ぶ際には、立地やサービス内容のほかに、料金体系にもよく注意を払いましょう。支払いに関して明瞭な説明をしてくれるレンタルオフィスを選ぶことをお勧めします。

また、レンタルオフィスを借りただけで自分のビジネスが十分回せるのか、よく考えましょう。一人で始めるからこそ、総合受付などの補助的なサービスをうまく活用することで、すべてを抱え込まず、安心して次の一歩に踏み出せるかもしれません。

レンタルオフィスの基礎知識と選び方に関するQ&Aも併せてご覧ください。

「駅近」で「総合受付」と「会議室」のあるレンタルオフィス

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