東京に支社、サテライトオフィス、短期オフィスを持つ

ダイナミックに会社が成長して従業員が増えたり、事業が成長段階に突入して支社を新たに立ち上げたりするのは、非常に喜ばしいことです。その一方、急激に企業規模が大きくなれば、オフィス環境を整備する総務などの担当者は、「必要なオフィススペースをいかに確保するか」という難題に向き合わなければなりません。

■ 第2のオフィスを選ぶ苦悩
■ レンタルオフィスをサテライトオフィスとして活用する
■ プライベート・オフィスを選ぶ時の注意点
■ オフィス管理者側のメリット
■ レベルの高いデマンドに対応するコンパスオフィス
■ お問い合わせ

第2のオフィスを選ぶ苦悩

「今すぐ新たなプロジェクトを開始するため、専門知識を持つスタッフをある程度の人数採用してプロジェクトを開始したいが、その人数をまとめて座らせるスペースが今のオフィスでは確保できないし、そのプロジェクトが終わったら一部のスタッフには別部門で働いてほしい。それを考えると現状のオフィス賃貸契約にメスを入れるのはリスクが大きい。短期でまとまった人数が収まることができるオフィスが必要」

「本社や工場は関東外にあるが、やはり顧客の数は東京に集中している。開発部隊は本社勤務でいいけれども、東京の顧客に対応できる営業を数名、都内に配置したい。でも数名分だけのオフィスに従来のオフィス賃貸契約をベースにした広い面積のオフィスを確保するのは少々考えづらい」

「ビジネス急成長で社員数も増えているので、オフィスがだんだん手狭になってきた。今すぐ大きなオフィスに移るのが理想だが、そんな簡単にいいオフィスが見つからないし、今のオフィス賃貸契約も残っているので今すぐには引っ越せない。ただ、社員はどんどん増えていくので、オフィスを暫定的に増やしたい」

「本社は海外だが、この度日本に新たに進出したい。有能な人を採用して日本支社を立ち上げたいが、会社にとってもチャレンジだし、リスクを減らすために、コストを減らしてフレキシビリティのあるオフィスを用意したい」

上記のようなニーズを抱えながらオフィスを探す際、快適な職場環境を実現するために、いろいろ検討事項も発生します。例えば、本社と比べたときに、あまりにも見劣りする机や快適でない椅子では、暫定オフィスや支社オフィス環境を用意する担当部門の方々も、やや心配になってしまうかもしれません。そこに常駐するスタッフから、クレームをもらいかねないからです。コストや不必要なリスクを最小限に抑えながら、見劣りしないサテライトオフィスを用意したい。これが担当部門の正直な本音ではないでしょうか。

レンタルオフィスをサテライトオフィスとして活用する

レンタルオフィスは、フレキシブルでコストとリスクを低く抑えたい暫定オフィスにはぴったりのソリューションです。現在、さまざまなタイプのレンタルオフィスが提供されていますが、サテライトオフィスとしての活用を考えた場合、プライベート・オフィスを提供するタイプのレンタルオフィスが望ましいでしょう。以下のような理由が考えられるからです。

1. ある程度以上の規模の企業は、パートナー企業が「オープンではない環境」で仕事をしていると考えており、自分の情報が外部に漏れることを想定していません。このため、いつでも機密情報が他人の目や耳にさらされる可能性が高い環境である近年流行している多くのコワーキング・スペースやシェアオフィスは、顧客からの信頼を大きく損ねる可能性があります。
2. プライベート・オフィスを提供するレンタルオフィスの場合、共有ネットワークよりもセキュアなインターネット接続を用意し、各オフィスに専用電話を置くことが可能なケースがあります。情報の安全性を担保し、顧客からの信頼を得ることができます。
3. プライベート・オフィスは第三者からの目に触れない分、そこで勤める従業員も仕事に集中し、時には同僚とたわいのない会話をして、リラックスすることが可能です。お手洗いなどのちょっとした席外しのたびにパソコンをロックしなければならないようなシェアオフィスの環境とは、精神的な負担がまったく異なります(機密情報が多ければ、お手洗いや昼休憩のたびにパソコンをロッカーに預ける、なんてことにもなりかねません)。
4. プライベート・オフィスを提供しているレンタルオフィスの場合、会議室を併設していることが多くあります。きちんとした会議室があれば、お客様も安心して会議に集中することができます。会議室の利用に別料金が発生する場合がほとんどですが、「周囲の雑音を気にせず機密事項を話すことができる会議室を使える」という環境は十分な付加価値です。

プライベート・オフィスを選ぶ時の注意点

プライベート・オフィスにもさまざまなタイプがあります。一般的に、施錠ができるオフィスが「プライベート・オフィス」ということになりますが、そのオフィスの仕様が各レンタルオフィスごとに異なります(中には、同じ施設内でもさまざまなタイプのプライベート・オフィスを用意しているレンタルオフィスもあるでしょう)。以下に簡単な注意事項を列記しておきます。

1. オフィスの壁(素材)
   近年、オフィスに自然光を取り入れるため、壁がガラスなどの透明な素材でできているプライベート・オフィスが見受けられます。非常にスタイリッシュで最先端の空間に見えます。
   オフィスのガラス壁が外壁として機能している分にはそれほど問題ありませんが、レンタルオフィス内の廊下や通路側が透明な場合は要注意です。廊下を歩く他の企業に、書類やパソコン画面が丸見えになる可能性があるからです。施錠してあっても、大事な情報を見られてしまう可能性があります。
2. オフィスの壁(高さ)
   さらに、オフィスの壁を天井までつなげないことで、スタイリッシュさを演出し、レンタルオフィス全体の空調を共有している場合もあります。この場合、周囲の騒音が聞こえるだけではなく、オフィス内の音声も周囲に聞こえてしまう可能性があります。周囲が囲まれているように感じていると、つい安心して第三者に聞かれてはいけないことを話してしまったり、油断して電話の声も大きくなったりしがちです。それにより、周囲を通りかかった第三者に思わぬ情報を拾われてしまいかねません。
3. 会議室の有無
   大抵のレンタルオフィスは、従来型の賃貸オフィスと異なり、会議室をオフィス敷地内に設置することは想定していません。オフィス空間はそこで働く人数分の机が置けるように設計されており、他の設備は外部を頼ることになります。
   特に内部ミーティングが多かったり、外部のお客様を迎えることが想定される場合、そのレンタルオフィスの施設内に会議室があるかないかは非常に重要な問題です。どのような会議室があるか、どれくらいの人数を収容できるか、価格やキャンセル規定などもよく確認しましょう。
4. 英語サポート
   社員が多国籍だったり、外資系企業で外国人のビジターが多かったり、英語での電話のやり取りや外国からの郵送物が多い場合、受付スタッフが英語に対応していると非常に安心できます。
5. 複合機の有無
   日常的な印刷はセキュリティや利便性を考えてレンタルオフィス内にプリンタを持ち込むにしても、ちょっとコピーしたい、ちょっとFAXを送りたい、手書きの文書をスキャンしてPDFにしたいなど、複合機があればできることはたくさんあります。その度に社員をコンビニへ走らせるのは、現実的ではありません。施設内に複合機があれば、そのようなニーズを満たすことができます。

オフィス管理者側のメリット

以上に挙げた検討事項のほか、オフィス環境を用意する担当者の方がレンタルオフィスを第2のオフィスとして検討するプラス要因として、以下のことがあげられるでしょう。

1. レンタルオフィスはサービスプロバイダによって運営されており、オフィスに関する問題が発生した時にサービスプロバイダが一時対応可能です。
2. 例えば営業のみをレンタルオフィスに集約したい場合。総合受付があるレンタルオフィスなら、受付スタッフが電話受付対応や来客対応、郵便物の受付代行などをしてくれます。さらに、大量の資料のコピーが必要な場合などの秘書サービスも対応している場合もあります。このため、コアメンバーだけをレンタルオフィスに集約し、アシスタント業務を最小限にとどめることが可能です。
3. レンタルオフィスは従来型の賃貸オフィス契約に比べて契約内容がシンプルです。また、レンタルオフィス・プロバイダーによりますが、3ヶ月程度という短い期間から契約できます(最短1ヶ月から対応するレンタルオフィスもあります)。また、机や椅子などがすでに用意されているので、会社が管理する備品の費用や管理を減らすことができます。

プロジェクトオフィスや支社として、ぜひレンタルオフィスを活用してみませんか？

コンパスオフィスは東京において、港区虎ノ門(日比谷線「神谷町」直結)、渋谷区恵比寿南 (日比谷線「恵比寿駅」徒歩2分)の2か所でレンタルオフィスを提供しています。

プライベート・オフィスは天井まで壁が届く完全個室型でご利用でき、会議室、複合機などのビジネスに必須なアイテムを備え、総合受付ではバイリンガルの受付スタッフが対応します。英語しか話せない社員やゲストも、不自由なくご利用いただけます。

施設は営業時間内(平日9:00-18:00)に内覧可能です。以下のウェブフォームからお問い合わせいただくか、お電話にて内覧のご予約を承ります。

サテライトオフィスの選択肢の一つとして、ぜひご検討ください。ご連絡をお待ちしています！