隨著新冠肺炎的疫情持續，世界各地的公司也大幅改變了以往習慣的工作模式。因應防疫措施，歐美地區多數公司從三月至今都實行在家工作，網上會議成為白領們的工作日常。Facebook、Google和微軟等科技巨頭甚至已經宣佈，在年底之前都會維持遠程連線的工作型態。除此之外，由於許多國家都執行嚴格的檢疫和14天隔離措施，絕大多數跨國的出差工作也被迫取消，改以網上會議來發展業務。

在這個新的工作趨勢下，視像會議設備和平台的使用率大幅增加。疫情開始之後，微軟視像會議軟件Microsoft Teams的每日活躍使用者一個月內就成長了近七成。其他主要軟件如Zoom和Google Meet也呈現大幅成長。同時，這些平台也正積極改善視像會議軟件設備的功能，讓以往被人詬病的網上會議，能以更順暢的方式進行，達到和面對面會議相近的效果。面對新時代的來臨，該如何更好地用網上會議進行業務發展呢？以下這篇文章會先介紹網上會議的優缺點，再提供五個提升視像會議成效的小技巧，幫助你在無法出差工作的期間持續發展業務。
 

網上會議的三大優點

在疫情開始之前，網上會議雖然不是進行業務發展工作的優先選項，但仍具有一些面對面會議所沒有的優勢：

1.    減少出差工作成本
對於許多業務版圖較大的公司來說，員工出差工作的費用往往是一筆不小的支出。網上會議能大幅降低出差發展業務的成本，讓公司能將這些經費投注在產品研發、硬體和軟件升級等方面。

2.    可以直接錄影作為會議記錄
進行面對面會議時，要以錄音或錄影方式進行會議紀錄較為困難。除了需要特別準備錄音和錄影設備之外，也會受到會議環境的限制。目前大多數視像會議軟件設備都支持直接錄影的服務，只要按下一個按鍵就可開始錄影，讓會議記錄更為方便。

3.    減少安排會議的繁瑣事項
在面對面的會議中，往往要事先確保所有人都知道會議地點、在會議室準備好各種視像會議設備。網上會議只需要一台電腦，下載視像會議軟件就可以，節省了許多時間，讓參加會議的成員能花更多時間在準備會議內容上。
 

網上會議的三大缺點

儘管擁有上述優點，網上會議之所以無法完全取代面對面會議或出差工作，和以下三大缺點很有關係：

1.    面對面溝通效率更高
雖然目前網路的發展已經非常成熟，但面對面溝通的順暢度還是更甚一籌。尤其當面對話更能即時掌握對方的情緒和反應，迅速作出反應，讓討論的效率更高。此外，俗話說見面三分情。在業務發展上，實際見到面所產生的情感連結更高，有助於更快達成共識，甚至建立長期的合作夥伴關係。

2.    不受網路連線和時區限制
對於跨國會議來說，會議時間和連線方式是很大的挑戰。要為分別身處歐洲、美國和香港的成員找到一個適合所有人的會議時間，並不是容易的事。這類橫跨多地的網上會議中，往往需要有人在清早或深夜開會，對於體力和精神是很大的挑戰，也間接降低了會議的效率。此外，如果有成員來自網路較不穩定的地區，也會很大程度地干擾會議的進行，浪費許多不必要的時間。

3.    較不容易集中精神
相較於現場會議，網上會議的開會氣氛降低許多，較不容易集中精神。尤其是在十多人參與的大型會議裡，很容易就因為身邊的環境而分心。對於在家辦公的父母來說，要避免孩子的干擾、專注在會議上，是很大的挑戰。有些人也會在會議過程中藉機關掉視像，處理自己的工作，對於整體會議效率有很大的影響。
 

讓網上會議成效更高的五個小技巧

要在疫情下出差工作比較困難的情況中，讓網上會議達到和面對面會議相近的效果並非不可能的事，以下五個小技巧即有助於大幅提升網上會議的成效。

1.    提早進入會議畫面，確認設備和網路運作良好
網上會議最浪費時間的就是確認網路連線，以及攝像機、咪高峰等視像會議設備正常運作。想要準時開始會議，最好的方式就是請所有參與人提早5-10分鐘進入網上會議室，確認畫面清楚、咪高峰正常運作，避免浪費所有人的時間。

2.    善用視像會議軟件功能提高簡報成效
現在視像會議軟件的功能越來越完善，有許多功能都有助於克服地理差距，提升網上會議的成效。例如，在進行簡報時，可以利用共享螢幕的功能，達成和實體會議室裡類似的簡報效果。此外，最新的模糊背景功能，也可以避免讓其他人看到家中擺設，增加隱私保護。

3.    說話時眼睛看鏡頭，會議期間保持專注
網上會議的一大缺點，就是缺乏直接的眼神接觸，讓對話的過程少了許多人情味。但視像會議之所以無法達到眼神交會，很大部分的原因是許多人說話時習慣眼睛盯著螢幕，而非鏡頭，以至於畫面上看起來眼神總是向下看。想要達到更好的對話交流，記得提醒自己說話時眼睛看向鏡頭，才能讓對方感覺你正看著他說話。

此外，很多人習慣在網上會議時順手回email、找資料、回手機訊息，這都會大大降低網上會議的效率，減少外部干擾，讓自己能更好進入開會的狀態。如果自家環境真的不適合工作會議，也可以租用備有所有專業視像會議設備的小型會議室，讓遠程工作也能跟在正式辦公室一樣順暢。

4.    參與會議人數避免過多
儘管現在的視像會議軟件能容納的參與會議人數越來越多，過多人參與會議卻容易讓過程變得鬆散，進而降低效率。專家建議，最適合的網上會議參與人數上限約在8-10人之間，才能讓每個人都有參與感，又避免人多嘴雜，模糊討論焦點。

5.    明定會議程序，並做好會議記錄
網上會議並不像打網路電話那樣隨性，所有實體會議中應注意的事項，在視像會議中都必須一併遵行。因此，會議之前也必須定好會議程序，讓所有參與人都了解發言流程，並設定好會議的主持人，才能確保會議的成效。此外，會議結束後也建議整理好會議記錄，提醒所有人會議的結論和成果，並確認下一步應該進行的工作和計畫。

希望以上幾個小技巧，能幫助你提升網上會議的成效。有專家預測，冠狀病毒疫情造成的新生活型態，至少需要維持到明年中。在這個不尋常的時期，熟悉現有的會議工具和形態，才能掌握更多業務發展的機會。