開會是工作團隊做決策的關鍵步驟，也是許多企業主管最主要的工作之一。開會的目的是要徵集不同部門的意見，共同做出最周全的決定，然而很多員工對開會的印象要不是冗長無序、浪費時間，就是主管一個人滔滔不絕的獨角戲，完全失去了開會的意義，甚至讓員工排斥開會。
 
如何開會才有效率呢？一個會議要開得好，除了需要會議主持人良好的組織能力，以及會議與會人員的妥善準備之外，善用一些開會技巧，幫助建立會議架構，也能大大提升開會的成果。本篇文章將介紹開會技巧中最常見的魚骨圖和SWOT分析法，是目前各大跨國企業內部會使用的開會工具，值得想提升開會效率的主管們參考。
 

開會技巧 1 ：魚骨圖

魚骨圖（Fishbone Diagram）又稱為石川圖（Ishikawa Diagram），是由日本管理學大師石川馨於 1960 年代為生產質量管理設計的因果模型圖，用來找出一個問題的所有潛在因素，在產品設計、失效預防、市場行銷上都很實用。
 
一個典型魚骨圖的架構如下圖所示。首先在最右邊的魚頭列出目前團隊或企業遇到的問題，然後請不同部門的代表（方框處）提出他們認為可能造成這個問題的主要原因（橙色箭頭）和次要原因（綠色箭頭）。如此一來，不同部門和層級的成因在圖上便清晰可見，有助於團隊看見問題的全貌，共同找出最有效的解決方法。



隨著魚骨圖應用的拓展，現在這個模型圖除了可以用來找出問題的成因，也可以作為圖像思考輔助工具，變成適合團隊腦力激盪時使用的開會技巧之一。會議主持人可將會議主題放在魚頭的位置，再藉由上下兩側的魚骨寫上不同的想法，有助於維持討論過程的架構，避免陷入無意義的爭論，或在同一個議題上來回打轉，浪費寶貴的會議時間。
 
另一個延伸的用法是倒魚骨圖，用來找出達到特定目標的可行方法。如下圖所示，倒魚骨圖的魚頭位於左方，上面寫有團隊或企業預計達到的目標，接著由各部門的代表提出可能的可行方法（橙色箭頭），以及執行這些方法需要的資源（綠色箭頭）。完成倒魚骨圖之後，會議成員即可共同對這些方法進行評估，找出最適合的作法。
 



開會技巧 Tips: 如何使用魚骨圖提升開會效率

先舉個魚骨圖應用的實際例子。某 App 公司的產品最近在 Google Play 上的評價持續下滑，為了找出原因，總經理便集合各部門主管開會，會議期間，各部門必須從自己所負責的業務中，找出可能造成產品在網路上評價下滑的原因。客服部門對顧客的回應可能不夠即時，產品部門在品管上可能有缺失，研發部門更新 App 的速度可能不夠快等等。將這些原因列出之後，各部門主管可以一起討論哪些是可以馬上改進的項目，以及各部門之間可以如何協調，使工作更順暢。

除了以不同部門作為區分單位之外，一些普遍使用的問題分析模式，像是用於製造業質量管理的 5M1E 原則（Machine、Method、Materials、Measurement、Man、Environment）、用於市場行銷與行政管理的 8P 原則（Price、Promotion、People、Place、Process、Physical Evidence、Performance、Product），以及用於服務業的4S原則（Surroundings、Supplier、System、Skill），都可以用作魚骨圖的分析架構，讓會議的討論更有組織。
 

開會技巧 2 ：SWOT分析法

SWOT分析法又稱為強弱危機分析或優劣分析法，自 1960 年代由美國史丹佛大學教授Albert Humphrey提出之後，就成為企業分析競爭情勢最常運用的工具，有助於市場行銷的策略制定。
 
SWOT分析法的架構非常簡單，由優勢（Strengths）、劣勢（Weaknesses）、機會（Opportunities）和威脅（Threats）四個象限組成，如下圖所示。優勢和劣勢是企業自身的內部因素，機會和威脅則是外部環境因素。在開始SWOT分析之前，團隊必須先對企業的整體目標和發展方向有所共識，再針對公司的目標，列出所有的優劣勢、機會和威脅。
 

 
列出所有要點之後，團隊可以針對以下四個面向，對企業的市場定位和發展策略進行分析：

1. 槓桿效應（優勢＋機會）：一旦優勢與機會結合，企業就會發揮出最大的發展能量。因此，如果能找到將公司優勢與外部機會結合的方法，就很有可能增加企業的成長潛能。針對槓桿效應擬出的策略為增長型戰略，通常表示企業未來會以成長為第一目標。

2. 抑制性（機會＋劣勢）：當公司由於自身條件不足，而可能無法善用外部的機會時，等於抑制了企業的成長。此時，團隊就必須思考如何彌補公司的劣勢，才不會浪費了現有的外部機會。針對抑制性擬出的策略為扭轉型戰略，通常代表公司將進行內部重整。

3. 脆弱性（優勢＋威脅）：有些外部威脅會讓企業的優勢無法得到發揮，此時公司的脆弱性便暴露出來。在這種情況下，團隊需要擬出克服外部威脅的策略，讓企業的優勢有充分的發展空間。針對脆弱性擬出的策略為多種經營戰略，需要較為彈性的作法。

4. 問題性（劣勢＋威脅）：當外部威脅剛好打在企業的痛點上時，公司的存續便會面臨挑戰。這個情況是最嚴重的，需要作為優先事項處理。針對問題性擬出的策略為防禦型戰略，主要目標是確保公司的營運得以延續。

分析完以上幾個方面之後，通常團隊可以清楚看到哪個面向對目前的企業發展最為重要，進而快速決定主要的行銷或發展策略。

 
開會技巧 Tips：如何使用SWOT分析法提升開會效率

實際應用上，SWOT分析法適合企業的高層管理人員或專屬分析團隊，在決定公司整體戰略時使用。不過，較小的團隊也可以用 SWOT分析法的架構，對團隊未來的發展策略進行分析，讓團隊成員對目前的內部和外部情勢有更全面的了解。
 
舉例來說，前述的 App 公司想要設定明年度的發展戰略，於是利用 SWOT分析法，開會商討出了以下幾個要點。在 SWOT 的架構下，公司面臨的現況便一目了然，幫助管理階層快速達成共識，制定出對公司發展最有幫助的策略。
 

 
除了以上介紹的兩種常見開會輔助工具，其他像是麥肯錫七步分析法、5W1H分析法等分析問題的架構，也都是讓會議更有效率的開會技巧。一家企業的管理是否得當，從開會的效率和成果便可見端倪。想要讓企業更上一層樓，不妨從善用開會技巧做起。