Published:
2020年01月08日
Updated:
2021年01月25日
Category:
Employee Benefits
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Career
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Growth Hacking
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Career Development
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Human Resources
HR必讀年假計算法，幾天有薪年假才能吸引人才？
有薪年假是員工最在意的工作福利之一。根據求職者網站 Glassdoor 於 2017 年的調查，61% 的企業僱員表示希望有更多的有薪假期。而在工時長、公眾假期少的香港，打工仔對年假的重視想當然更加明顯。兩年前的統計數據顯示，在世界各大城市中，香港的平均週工時位居第一，高達 50.1 小時；平均有薪年假卻只有 17 天，低於世界平均的 23 天。這麼高壓的工作條件下，在香港返工的員工會對年假天數斤斤計較也是理所當然。
員工如此重視年假，就讓計算有薪年假成為HR的一大難題。除了有些公司會提供比法定有薪年假天數更多的年假之外，在符合香港《僱傭條例》的情況下，也有不同的有薪年假計算方法。HR部門必須確立公司的計算方式，在員工入職之前便做好溝通，才不會發生因為年假天數而起爭執的情況。
有薪年假如何計算
根據香港《僱傭條例》的規定，員工按連續性合約受僱滿 12 個月，便可享有有薪年假，其天數由首兩年的每年7天，逐年增加一天，最高可至14天，如下表所示：
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受僱年期
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有薪年假天數
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1年
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7天
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2年
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7天
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3年
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8天
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4年
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9天
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5年
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10天
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6年
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11天
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7年
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12天
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8年
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13天
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9年或以上
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14天
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至於所謂的連續性合約，指的是連續受僱於同一僱主4星期以上，每星期至少工作18小時的僱傭合約。因此，只要符合上述條件，兼職人士、長期工、臨時工等僱員也應享有有薪年假的權益，年假的每日薪酬以過去12個月的每日平均工資計算。
在實際執行上，香港公司的有薪年假計算一般分成兩種方式：Calendar Year Basis 和 Common Leave Year。
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Calendar Year Basis：這個計算方式是以員工的到職日作為有薪年假的計算基礎。假設某員工於 2018 年 7 月 1 日入職，則該員工在 2019 年 7 月 1 日受僱滿一年之後，即可開始享有有薪年假，且年份的計算是以該員工的到職日為準。根據《僱傭條例》規定計算，該員工受僱後五年的最少有薪年假天數計算如下表：
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日期區間
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2018/7/1 - 2019/6/30
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2019/7/1 - 2020/6/30
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2020/7/1 - 2021/6/30
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2021/7/1 - 2022/6/30
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2022/7/1 - 2023/6/30
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受僱年期
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0
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1
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2
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3
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4
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有薪年假天數
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0
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7
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7
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8
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9
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Common Leave Year：與第一個計算方法不同的是，Common Leave Year 不論員工到職日期為何，一律以同樣的日期（一般為 1 月 1 日）作為基準來計算有薪假期天數，員工剛到職那年的有薪年假則按比例計算。因此，2018 年 7 月 1 日入職的員工，其 2018 年的年假為 184 日（7 月 1 日至 12 月 31 日的天數）/ 365 日 x 7 日 = 3.53，無條件進位為 4 天。再根據《僱傭條例》規定計算，該員工受僱後五年的最少有薪年假天數計算如下表：
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日期區間
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2018/7/1 - 2018/12/31
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2019/1/1 - 2019/12/31
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2020/1/1 - 2020/12/31
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2021/1/1 - 2021/12/31
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2022/1/1 - 2022/12/31
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受僱年期
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0
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1
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2
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3
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4
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有薪年假天數
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4
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7
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7
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8
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9
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就 HR 管理角度而言，第二種統一日期的計算方法，顯然更便於快速整理出所有員工的有薪年假。不過，目前市面上許多人資管理系統都提供客製化的年假計算公式，只要設定得宜，兩種計算方式在實際執行上的差異不大。
關於計算有薪年假的常見問題
雖然有薪年假的法律規定相當嚴謹，但由於各個行業的工作條件不同，也產生了許多關於計算年假的疑問，下面幾個打工仔最常提出的問題，HR 不可不知。
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有薪年假是否可以分開申請？
大部分員工申請有薪年假都是為了旅遊，或是搭配公共假期，拉長放假的時間。其實根據法律規定，年假必須一次放完，但在僱主和僱員都同意的情況下，根據不同的有薪年假天數，可以採取較為彈性的作法。如果員工的有薪年假少於 10 天，則可申請將不多於 3 天的假期分開使用，而剩下的年假則需一次使用，比如 9 天年假年初先放3天，年末再放 6 天；如果員工的有薪年假多於 10 天，則需一次使用最少 7 天年假，其他的年假可分開使用，比如先一次放 8 天年假，剩下的年假再一天一天分開使用。
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有薪年假的日期由誰決定？
根據法律規定，年假日期應由僱主徵詢僱員的意見後指定，並至少在假期開始的14天前以書面通知員工年假的日期。不過，目前大部分的企業都是由員工向僱主提出申請，只要僱主同意，員工就可以按希望的日期放年假。
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未使用的有薪年假可以如何處理？
香港的打工仔大部分工作忙碌，有時候就算年假在手，為了順利完成手上的工作，也找不到可以放假的空檔。很多沒時間放假的員工都想知道，沒用到的年假是否可以轉為工資發放。根據勞工法規，僱主不得以支付工資或其他方式令員工放棄全部或部分年假，唯一的例外是超過 10 天的有薪年假，在員工同意的情況下，可以用額外薪資來代替年假。因此，除非員工的有薪年假超過 10 天，否則依法是無法將有薪年假換成薪資的。
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未滿一年辭職可否享有有薪年假？
很多打工仔不知道的是，就算工作未滿一年辭職，也有獲得有薪年假的權利。在這種情況下，有薪年假的天數以受僱天數佔一年的比例而定。如果某員工從2018年7月1日入職，到2018年12月31日辭職，則該員工應享有的年假為184日（7月1日至12月31日的天數）/ 365日 x 7日 = 3.53，無條件進位為4天。至於如何領取，可與僱主討論後決定最適合的方式。
幾天有薪年假才能吸引人才？
在香港職場上，最常聽到的抱怨不外乎工時太長、假期太少，近年來許多企業為了吸引更優秀的人才，便紛紛以增加有薪年假當作福利，使得香港打工仔的平均年假有逐漸升高的趨勢。如果以其他國家的規定做參考，歐盟各國的 20 天有薪年假是許多跨國企業的年假標準，日本的有薪年假則是從 10 天起跳，逐年升高至最多 20 天，而韓國的員工從受僱第 3 年起即享有 15 天年假，其後每兩年增加一天至最多 25 天，是東亞地區有薪年假最多的國家。
此外，為了照顧到員工的不同需求，有些企業也會在有薪年假之外，另增加女性生理假、健康假、運動假等福利，間接增加員工的放假天數，也是值得HR主管考慮的方向。