新型コロナウイルス感染症の世界的大流行は生活のあらゆる場面に影響を与えました。前に進むために人々は考え、適応し、新しい解決策を見つけてきました。多くの人々が「ニューノーマル」に対応するために、思い切った、しかし現実的な決断を下しました。大手企業の中では、Microsoft のような企業が変化をリードしており、ハイブリッド型労働政策に切り替えることを最近発表し、社員の希望に応じて自宅で仕事をする自由を与えることにしました。
マイクロソフトのハイブリッド型ワークスタイルでは、社員は週の勤務時間の50％を超えない範囲で、自宅で仕事をすることが認められるようになりました。この勤務スタイルを選択した社員は、オフィスで割り当てられていたスペースは手放すことになりますが、共有のワークスペースを利用することができます。
Infosys もハイブリッド型ワークスタイルを採用している大企業のひとつです。世界最大級のITサービス企業であるInfosysは、今後数ヶ月間、顧客の要望やプロジェクトに応じて、社員に在宅勤務とオフィス勤務を選択できる柔軟性を提供することを発表しました。
ハイブリッド型の働き方は、未来を見据えた企業経営のやり方ではないでしょうか。特に健康や個人の時間が重視される時代には、成績や生産性だけでなく、社員のウェルビーイングにもバランスを置くことが大切です。
しかし、ハイブリッド型在宅勤務モデルを実行するには、さまざまな課題を伴う場合があります。推進していくためには、ハイブリッド型労働力にプラスの影響を与える最善の方法は何か、企業はさまざまな戦略を検討する必要があります。
まずはじめに、ハイブリッド職場文化が組織や社員にもたらす可能性のあるメリットとデメリットを確認する必要があります。さっそく見ていきましょう。
ハイブリッドワークプレイス編成の長所と短所
注目すべきメリット
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自由で柔軟な働き方ができる
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社員の安全性が確保される
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社員と企業側の双方に利益がある
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家族やウェルビーイングを優先するのに役立つ
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雇用主と社員双方にとってのコスト削減
起こり得るデメリット
これらのメリットとデメリットを踏まえた上で、ハイブリッド職場戦略を実現するために重要な策を見ていきましょう。この仕組みに取り入れられるアイデアをご紹介します。
全従業員にハイブリッドスケジュールを導入するためのヒント
1. ハイブリッド職場を実施する形式を決める
まずは方針を定めましょう。方針には、新しい仕事のプロセスと期待されていることは何かが含まれるのが望ましいです。まずは新しい仕事スタイルで起こりがちな課題に対する解決策を優先しましょう。将来的にビジネスと社員の成長を実現するために、フレキシブルかつ計測可能であることが肝心です。
包括的であること。新しいハイブリッド作業スケジュールに対する提案やアイデア、新しい作業モデルについて、スタッフに意見を聞いてみるとよいでしょう。スタッフの懸念を考慮した上で、企業のビジネスニーズと組み合わせてください。
以下は、この新しいシステムを導入する際に検討できるアイデアです。
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社員が柔軟に働きたい場所を選択できるようにする
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オフィス出勤とリモートワークの予定を組む（勤務名簿を設定）
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オフィス出勤とリモートワークのチームを輪番にする
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共同作業、社交行事、ミーティング、対面でのタスクのための場所を設ける
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社員のタスクや職務に応じて異なるソリューションを提供する
2. オフィススペースの再定義
ハイブリッドな職場では、スペースを最大限に活用することができます。出勤する社員が少なくなるため、オフィスの余った空間を会議スペースや集中するためのコーナーに変えることができます。また、オフィスをより効率的に活用するために、フレキシブルなオフィスへの移行を検討することも可能でしょう。長期賃貸借契約に縛られず、必要に応じて臨機応変にスペースを利用することで、費用や経営に良い変化をもたらします。
3. テクノロジーを活用する
ハイブリッド型の仕組みを機能させるために改善すべきテクノロジープラットフォームの例は、プロジェクト管理、ファイル共有、コミュニケーション、コラボレーションソフトウェアなどさまざまあります。最善の方法は、安価なプラットフォームを複数利用するのではなく、自社に必要なものをすべて提供し、一元管理できる高機能な技術ソリューションに投資することです。これらを素早く実現する方法に、フレキシブルなオフィススペースやシェアオフィスの利用があります。最新のITインフラや技術的なソリューションが完備されており、社員の在宅勤務からオフィスへの移行を容易にしてくれます。
4. スタッフに適切なツールを提供する
自宅でもオフィスでも、社員は業務を遂行するために適切なツールが不可欠です。コミュニケーションや共同作業のための主要なツールを提供することが必須です。特定の特殊な作業には、特別なツールやプログラムを要する場合があり、それらは有料サブスクリプションやオンラインで販売されているものが多いため、事前に準備しておくとよいでしょう。
5. マイクロマネジメントを避ける
ハイブリッド型在宅勤務の最大のメリットは、社員の柔軟性と自由度です。これは生産性、パフォーマンスの上昇、そして社員の満足度向上につながります。そのためには、社員に自分の責務に対する自主性を持たせ、自らスケジュールや仕事の進め方を決められるようにします。ただし、説明責任と規律の重要性は伝えます。仕事で期待されていることを明確に定義することで、スタッフは目の前のタスクに集中し、確実に進歩を遂げることができます。