成排獨立辦公室、固定辦公桌的傳統工作空間設計，正在受到靈活工作空間的挑戰。

越來越多企業以更彈性的方式安排工作空間，選擇能滿足員工不斷變動需求的靈活解決方案。高度靈活的工作空間能帶來許多好處，包括節省成本、提升員工福祉等等。

但作為企業，要怎麼真正善用靈活工作空間提升業務表現呢？

在這篇文章中，我們將介紹幾個企業能運用靈活工作空間優勢，推動業務和員工成長的方式。

1.    注重協作和創新

靈活辦公室提供各式空間，有助於團隊的協作和創新。企業團隊可以在開放式辦公樓層、私人辦公室和公用區域之間選擇最適當的空間工作，打破傳統辦公空間造成的物理性溝通障礙。

企業生產力研究院（Institute for Corporate Productivity）的一項聯合研究發現，鼓勵大量協作的企業達到高績效表現的機率高出五倍。靈活辦公室的設計讓員工能輕鬆分享點子，與同事一起腦力激盪，催生出問題的解決方法和創意思考。

許多靈活工作空間也包括專為思考和協作設計的區域，配備舒適沙發、白板和能快速啟用的移動式投影設備，讓團隊能順暢地舉行會議、交換意見，並將想法可視化。一些靈活辦公室還提供更大型的活動場地，無論是內部團隊會議、客戶會議或行業專家分享會，都能有適當的空間進行充分的討論和交流。

2.    運用靈活辦公模式作為招募和留住人才的工具

在競爭激烈的高端人才市場上，靈活工作空間可以助企業一臂之力。藉由提供在靈活工作空間返工的機會，企業能打造更具彈性、反應更敏捷的工作模式。在當前趨勢下，工作空間缺乏彈性的企業，很有可能會失去許多聘雇優秀人才的機會。

採用靈活工作空間不只能吸引新人才，也有助於留住公司裡表現優異的員工。一家跨國雲計算公司曾對內部6,500名全職員工進行調查，發現69%的員工表示，如果無法以更有彈性的方式工作，他們會考慮辭職，尋找其他工作機會。由此可見，採用傳統辦公空間的公司會處於相對劣勢。要克服這個挑戰，關鍵在於找到滿足當前員工需求的解決方案，讓員工能以最方便的方式達到最佳工作成果。

隨著越來越多員工希望以更有彈性的方式工作，靈活辦公室開放空間和私人空間並存的設計，更能滿足企業的不同需求。此外，靈活辦公室一般位於中心商業區，緊鄰各種交通設施，更便於員工上下班通勤。

3.    鼓勵員工選擇自己的工作風格

靈活工作空間的其中一大優勢，在於僱主和員工都能自由選擇最合適的工作風格，更高效地完成工作。有些員工喜歡分工合作，團隊一起完成任務；有些員工則偏好獨自安靜工作，生產力更高。

靈活辦公室讓員工能自主選擇工作環境，能有效提高生產力和對工作的滿意度。如此一來，工作風格不同的員工都能以最高效的方式舒適地工作，發揮自己的最佳表現。

4.    優化成本和資源

對於企業來說，使用靈活工作空間的一大好處是可以降低成本。傳統辦公室租約往往讓企業必須負擔高額成本，並簽下長期合同，但靈活辦公室可以提供更大的擴縮彈性。

在業務擴張期間，企業可以輕鬆取得更多辦公空間；在經濟下行時期，也能輕易地縮減辦公室。不需要投入大筆資金，就能根據當前需求快速調整辦公空間，優化成本。

此外，通過將辦公室行政工作外包，企業也能釋出更多資源分配給核心業務，在整體運營上達到更高的ROI。

5.    將靈活工作模式納入品牌形象

雖然形象不能完全決定一家企業的好壞，但大多人總是會對形象好的企業更有好感。如果企業的辦公室看起來陳舊又無聊，很有可能會讓許多潛在客戶大失所望。

靈活工作空間往往裝修新穎、時尚，能反映企業的進步價值和創新能量，打造與時俱進的形象。在這樣的空間與客戶會面，能給對方留下更深刻的印象，展現企業的專業和活力。大多靈活辦公室位於中心商業區，提供地點優越的工作空間，鄰近大眾運輸、餐館和商店，便於客戶造訪，對企業的印象也更好。

如何落實成功的靈活工作空間策略

採用靈活工作空間的過程需要縝密計畫，才能讓團隊成功過渡。在制定轉型計畫時，建議考慮以下要點：

• 清晰地列出需求：在進行辦公室轉型之前，必須列出企業需求的詳細清單，回答「公司團隊的工作模式是什麼」、「團隊正在進行什麼工作」、「團隊需要多高程度的協作」等明確問題。確定需求之後，企業將能更輕易地找到適當的工作空間。
• 選擇合適的空間：確定需求之後，企業可以在理想的區域開始尋找聲譽佳的靈活工作空間。鄰近大眾運輸、空間充足的靈活辦公室是優先選擇。建議安排幾天試用期，讓員工測試新空間的工作成效。
• 制定過渡計劃：工作空間轉型不只是將所有員工一夜遷移到新的靈活工作空間，需要充分的溝通，以及詳盡的過渡計劃。務必提前向員工告知搬遷計畫，回應他們的顧慮，並設定明確的遷移期限。此外，也建議舉辦訓練課程，讓員工知道如何發揮新工作空間的最大價值。
• 確立工作要求和界線：雖然彈性是優勢，但工作安排中也必須確立溝通方式、返工時間和工作時程的要求和界線，讓彈性工作模式能順利轉化為高生產力，而非混亂。

小結

遷移到靈活工作空間不只是改變辦公室地址，而是企業運營策略的一大轉變。這個改變可以協助提高對人才的吸引力、降低成本、刺激員工達到更高生產力，進而提升整體運營表現。

企業可以運用以上五個方式善用靈活工作空間，為業務和員工帶來最大好處。最重要的是制定適當的策略，並讓員工參與決策過程。

靈活工作模式極有可能會成為長期主流，讓採用這種工作模式的企業在未來得到更好的發展。如果你想要討論你的工作空間需求，並諮詢如何運用靈活辦公室促進業務成長，現在就聯絡我們的團隊。