企業的工作空間已經不再侷限於單一、固定的辦公室。隨著靈活工作空間的興起，越來越多企業開始擁抱新的運營彈性和商機。數據統計門戶網站Statista預期，共享工作空間將迅速增加。到2024年末，全世界將有41,975個運營中的共享辦公室。

但究竟靈活工作空間是什麼？你的業務或公司又能如何從中獲益呢？這篇文章將帶你深入認識靈活辦公室，探索這類新型工作環境的9個秘密優勢。

甚麼是靈活工作空間？

靈活工作空間又被稱為服務式辦公室，不同於傳統的辦公室形式，提供為現代工作形式設計的多樣辦公桌設置和協作空間。

靈活工作空間的主要特性包括：

•    多樣的工作區域：提供開放式空間設計、私人辦公室、會議室，甚至休息區。
•    高彈性：適合遠程辦公、彈性工時和兼職崗位。
•    科技驅動：提供高速無線網絡、打印和其他辦公工具。
•    按用量付費：基於實際使用時間定價的彈性合同，不要求訂定長期租約。
•    緊密社群連結：提供與不同領域專業人士交流和合作的大量機會。

這些工作空間能支持高度的靈活度和適應力，讓企業能輕鬆根據當前需求擴大或縮減辦公空間。

在靈活工作空間工作的9個優勢

隨著人們對工作方式的看法改變，員工希望對工作環境有更大的掌控權，靈活工作空間越來越受歡迎。諮詢公司Gartner的一項研究證實了這個趨勢。根據調查，工作地點是求職者評估崗位最重要的因素。

因此，企業領導者有必要採取重視彈性的務實策略，以吸引並留住新時代的人才。

以下是靈活工作空間在新時代的優勢：

1.    靈活工作空間的高性價比

靈活工作空間可以按實際需求提供適當大小的辦公室，有效降低運營成本，協助減省相關預算：
•    租金減少：每平方英尺所需的租金較低。
•    雜支減少：節省電費和水費。
•    辦公室維護需求低：節省辦公室設施和用品的開支。
•    附帶額外設施：不需要額外投資，即可使用一應俱全的工作空間。

使用這些工作空間的企業可以將節省下的經費再投資，專注在業務擴展上，提升整體生產力。

2.    運用靈活工作條件提高生產力

靈活工作空間讓員工能在最適合當前任務的空間工作。

•    如果需要專注，私人辦公室能提供不受干擾的空間。
•    如果需要合作討論，會議室能支持團隊工作。
•    如果需要接待客戶，可以輕易地預訂私人會面空間。

選擇工作空間的高度自由，讓員工得以總是在最符合需求的環境工作，有助於提高生產力。

此外，靈活工作空間能打破不同部門之間的藩籬，促進各部門員工之間的互動和交流。員工能經常在開放空間相遇，一起腦力激盪，催生出新點子或解決方案，塑造員工凝聚力高、個人努力受到重視的友善工作環境。

3.    多元空間提升員工身心健康

靈活工作空間提供多樣的工作環境，能符合個人的工作需求和生活方式，幫助提高員工身心健康。高彈性的設計，讓員工能在有助於提振心情和生產力的環境工作，包括開放的共享工作空間、靈活工作空間內的私人辦公室，以及位於不同城市和國家的辦公空間。

辦公桌輪用等機制讓員工能選擇最舒適、有益於工作效率的位置，像是朋友旁邊，或是安靜、不受打擾的角落，幫助達到更好的工作和生活平衡。

這樣的工作自由能減少壓力，在專業工作和個人身心健康之間達成更好的平衡，讓員工對崗位更滿意，對公司也有更高的認同度。

4.    靈活工作空間的社交優勢

靈活工作空間能塑造充滿活力的社交空間，提高社群凝聚力和連結度。不同於傳統辦公室的僵化設計，靈活辦公室設有促進人際互動的公共空間，像是能自在對話的茶水間，讓工作靈感或合作機會在隨意閒聊間迸發。

通過將日常人際互動轉化為建立長期關係、交換創新點子的機會，靈活工作空間讓返工生活的專業和社交面向都更加豐富。

5.    工作文化的靈活度和創意

靈活工作空間能為企業提供至關重要的靈活度，支持快速調整團隊大小和項目需求，無縫銜接不同運營型態，維持高效率，減少資源浪費。

這樣的高靈活度也有助於塑造支持創意的工作文化，讓員工能輕鬆地分享新點子，找到合適的方式合作。

6.    共享空間內拓展人際網絡的機會

靈活工作空間能吸引不同行業的多樣人才，通過公共空間互動、定期活動等方式提供拓展人際網絡的極佳機會。

在靈活辦公室，人們可以輕易地與潛在的職場導師、客戶或理念相近的合作夥伴建立連結，擴大業務發展的可能性，加速成長。

7.    提升競爭力

靈活工作空間的地點能滿足企業運營不斷變動的需求，提供極大的競爭優勢。通過結合休閒區域和零售店、咖啡店等商家，靈活辦公室的地點具有極高便利性，鄰近高端商業區，對許多專業人士有很大的吸引力。

在靈活工作空間返工的員工能在工作期間和下班後善用時間，享受高質量的私人生活。靈活辦公室因而有助於建立活力充沛的社群氛圍，提高工作空間的吸引力和工作生產力。

8.    更高的擴縮彈性和風險管理能力

靈活工作空間的高擴縮彈性，讓企業能高效地管理業務成長和組織變化，不需要從頭重新設計辦公室空間規劃。靈活辦公室能因應不同大小團隊的需求，以及各式工作形式，順暢銜接人力安排的變動。

此外，高彈性的租賃條款也能大幅降低財務風險，避免長期租約和相應罰則帶來的損失，提高經濟環境動盪期間的企業運營穩定性。

9.    低價的高端設施

靈活工作空間提供一系列在傳統辦公室裡價格不菲的高端設施，包括：

•    高速無線網絡
•    董事會議室和一般會議室
•    商務隔間
•    打印和掃描設備
•    迎賓室
•    新潮的休息室和茶水間
•    咖啡服務
•    私人電話間

進駐靈活工作空間的企業不需要付出額外成本，就能使用這些高端設施，以高性價比的方式提供高端的工作空間體驗。

靈活工作空間如何提高生產力

靈活工作空間提供所有商務設施、實體會議和在線會議設備，以及專業的接待服務和技術支援，讓企業能專注在自身的業務上。為了充分享受靈活工作空間帶來的優勢，使用者可以考慮採取以下策略：

• 規劃是關鍵：設定清晰的目標和期限，有策略地制定工作時程表。同時也可以使用生產力工具阻絕干擾，專注於達成目標。
• 溝通很重要：與團隊保持通暢的溝通渠道。有技巧地使用不同溝通方式（電郵、信息軟件和視頻通話），留意時差，確保能得到即時回覆。
• 環境是一切：明智地選擇工作空間。充分考慮噪音程度、設施、隱私需求等因素，選擇最適合當前任務的環境。
• 建立平衡：適當安排休閒和放鬆時間，慰勞你的辛勤工作。儘管在業務忙碌高峰，也務必要優先照顧自己的身心健康。在靈活工作空間的商務休息室和休憩區放鬆一下，有助於一天保持愉快的心情。
• 重視彈性：企業領導者可以用不同方式提高運營彈性，例如採用視頻會議、提供清晰的工作原則指引。

這些策略能協助你善用靈活工作空間，發揮最大優勢，促進成長。

小結

對於現代企業來說，採用靈活工作空間是很聰明的一步棋，讓員工能選擇如何用更好的方式完成工作，提高幸福感、生產力，以及整體對工作的滿意度。

從企業運營的角度，靈活工作空間能協助節省成本、提高彈性，打造更好的雇主形象，有助於吸引並留住頂尖人才。隨著人們的工作方式持續改變，靈活工作空間提供了一個對所有人都有利的解決方案。