2022 年 7 月，香港新世界集团宣布在 7 月到 9 月试行「夏日工作天」，允许员工一星期工作 4.5 天，引起香港民众对于四天工作週的关注。继新世界集团之后，包括建造业议会、香港宽频、鸿福堂等组织和企业也公布了缩短员工每周工时的措施，儘管离完全实施四天工作週仍有一些距离，在工作时数长的香港仍是不小的一步。不少打工仔都希望能这类开创性的措施能带动降低香港工时，减少企业员工的工作压力。
自 2008 年以来，已经有不少国家和企业试行四天工作週政策，并普遍得到正面成效。随着科技进步，自动化程度提高，以及员工越来越重视工作和私人生活的平衡，缩短每週工作时数俨然是未来职场趋势。究竟企业是否应落实四天工作週政策，又应该如何调整办公空间管理来适应未来的工作模式？以下这篇文章将简介目前四天工作週政策的试行成果，并提供企业更有效管理办公空间的建议。
施行四天工作週政策的好处
过去十年来，四天工作週的模式在世界各地引起广泛讨论。四天工作週推行的不只是一週工作四天，而是将 37.5-40 小时的每週工时，缩短成每週 32 小时。支持四天工作週的人士认为，对于非劳动密集的企业来说，一週32小时的工时维持现有的生产力已经绰绰有馀，甚至能因此提高员工的工作效率，并降低企业运营成本。然而，也有人对于大幅缩减工时持保留态度，质疑新的工作模式会带给企业过大的管理挑战，并降低公司整体的工作成果。
截至2022年，美国、新西兰、冰岛、英国、韩国等国家都已有企业或政府开始试行四天工作週政策，比利时政府更是在2022年2月通过四天工作週法案，允许所有公私营机构落实一週工作四天的政策。根据这些试行政策的成果，四天工作週可以为企业带来以下五个好处：
1. 降低员工的工作压力
许多关于工作压力的研究都显示，员工的工作压力与工作时数成正比。工作时数越长，员工感受到的压力也越大。长期负担过大的工作压力，不仅会对身心健康带来负面影响，也不利长期的工作表现。新西兰信託公司 Perpetual Guardian 在 2018 年试行四天工作週政策之后，发现员工的工作压力在一个月内从45%降低到38%，显示缩短工时确实有降低工作压力的效果。
2. 减少公司运营支出
员工一週少进办公室一天，代表企业每个月可以少支付四天的水电费，对于大型企业来说是笔不小的数字。此外，办公室裡纸张、印刷油墨等耗材的使用量也有所减少。日本微软在 2019 年试行一週工作四天的政策之后发现，公司的用电量减少了 23%，不仅降低开支，也能减少公司的碳排放量，对遏制全球暖化做出贡献。
3. 提升员工工作效率
大部分试行四天工作週政策的企业都表示，缩短工时并未对整体生产力造成影响，例如从 2022 年 6 月起试行每月两週四天工作週的韩国 SK 电信便表示，公司的生产效率并未因此降低；冰岛公营机构在 2015 年到 2019 年之间的试点计画也发现，员工的工作效率提升了 25-40%。有研究指出，员工工作的时数越长，工作效率越低。压缩的工作时间能促使员工更快完成工作，提升企业的整体运营效率。
4. 提升员工的工作动力
一週工作四天，代表员工每週有三天的固定假期，可以充分休息，有更多时间经营自己的兴趣，得到更多来自生活的幸福感，并在回到工作时更有动力。对于重视工作外私人生活的新世代来说，眼前三天长的假期绝对是促使更快完成手边工作的极佳驱动力。
5. 增加员工对公司的忠诚度
员工对公司的忠诚度，很大一部分取决于企业提供的工作条件。在企业管理得当的情况下，很少打工仔会拒绝较短的工时；愿意将员工福利视为第一要务的企业，也会得到更多人才的肯定和信任。在绝大多数落实四天工作週的企业裡，员工对公司的满意度都有所提升，也更愿意长期留在同一家公司工作。
企业因应缩短工时的办公空间管理策略
要施行四天工作週政策，企业不仅需要在人事管理上事先做好安排，也需要硬体管理的配合。如果你的企业正在考虑缩短每週工时，以下三个办公空间管理策略可以帮助达到更好的成效：
1. 善用灵活办公空间
缩短每週工时一般可以帮助节省水电支出，但如果企业想藉此进一步降低运营成本，则可以考虑租用以使用天数计算租金的共享办公室，只需要在员工上班的时间支付费用，不仅能大幅减少公司的硬体支出，也能提升公司运营的弹性。
2. 规划弹性工作空间
有些企业因为业务需求，无法让员工同时在每週五一起休息，而必须採取轮流上班的制度来落实四天工作週。在这种情况下，企业可以考虑重新安排工作空间规划，摆脱一人一张固定办公桌的传统模式，採用共用办公空间、功能性办公室、弹性隔间等新型的办公室空间规划设计。如此一来，不只能避免闲置空间产生的不必要支出，员工也能以更弹性的方式工作。
3. 搭配混合式工作模式规划空间需求
除了四天工作週之外，混合式工作模式也被预期将成为未来主流的工作模式。企业可以结合四天工作週和混合工作模式，重新计算每週或每月的办公空间需求，找出最符合企业利益的办公室租用方式。有些较小型的公司在经过妥善安排后，一週大概只有1-2天需要办公空间。在这种情况下，租用共享办公室便会是最实惠的选项，可以让公司有更多资金投入在营销或产品开发上。
虽然短期内香港工时还没有明显降低的趋势，但随着越来越多企业试行缩短每週工时，相信打工仔对于工时会有更高的要求，各行业的公司也需要为此做好准备。适合落实四天工作週的企业，也不妨考虑善用灵活办公室、线上协作软体等资源，彻底改造公司的运营模式，取得更大的投资回报。
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