企业的工作空间已经不再局限于单一、固定的办公室。 随着灵活工作空间的兴起，越来越多企业开始拥抱新的运营弹性和商机。 数据统计门户网站Statista预期，共享工作空间将迅速增加。 到2024年末，全世界将有41,975个运营中的共享办公室。

但究竟灵活工作空间是什么？ 你的业务或公司又能如何从中获益呢？ 这篇文章将带你深入认识灵活办公室，探索这类新型工作环境的9个秘密优势。

什么是灵活工作空间？

灵活工作空间又被称为服务式办公室，不同于传统的办公室形式，提供为现代工作形式设计的多样办公桌设置和协作空间。

灵活工作空间的主要特性包括：

• 多样的工作区域：提供开放式空间设计、私人办公室、会议室，甚至休息区。
• 高弹性：适合远程办公、弹性工时和兼职岗位。
• 科技驱动：提供高速无线网络、打印和其他办公工具。
• 按用量付费：基于实际使用时间定价的弹性合同，不要求订定长期租约。
• 紧密社群连结：提供与不同领域专业人士交流和合作的大量机会。

这些工作空间能支持高度的灵活度和适应力，让企业能轻松根据当前需求扩大或缩减办公空间。

在灵活工作空间工作的9个优势

随着人们对工作方式的看法改变，员工希望对工作环境有更大的掌控权，灵活工作空间越来越受欢迎。 咨询公司Gartner的一项研究证实了这个趋势。 根据调查，工作地点是求职者评估岗位最重要的因素。

因此，企业领导者有必要采取重视弹性的务实策略，以吸引并留住新时代的人才。

以下是灵活工作空间在新时代的优势：

1.    灵活工作空间的高性价比

灵活工作空间可以按实际需求提供适当大小的办公室，有效降低运营成本，协助减省相关预算：

• 租金减少：每平方英尺所需的租金较低。
• 杂支减少：节省电费和水费。
• 办公室维护需求低：节省办公室设施和用品的开支。
• 附带额外设施：不需要额外投资，即可使用一应俱全的工作空间。

使用这些工作空间的企业可以将节省下的经费再投资，专注在业务扩展上，提升整体生产力。

2.    运用灵活工作条件提高生产力

灵活工作空间让员工能在最适合当前任务的空间工作。

• 如果需要专注，私人办公室能提供不受干扰的空间。
• 如果需要合作讨论，会议室能支持团队工作。
• 如果需要接待客户，可以轻易地预订私人会面空间。

选择工作空间的高度自由，让员工得以总是在最符合需求的环境工作，有助于提高生产力。

此外，灵活工作空间能打破不同部门之间的藩篱，促进各部门员工之间的互动和交流。 员工能经常在开放空间相遇，一起脑力激荡，催生出新点子或解决方案，塑造员工凝聚力高、个人努力受到重视的友善工作环境。

3.    多元空间提升员工身心健康

灵活工作空间提供多样的工作环境，能符合个人的工作需求和生活方式，帮助提高员工身心健康。 高弹性的设计，让员工能在有助于提振心情和生产力的环境工作，包括开放的共享工作空间、灵活工作空间内的私人办公室，以及位于不同城市和国家的办公空间。

办公桌轮用等机制让员工能选择最舒适、有益于工作效率的位置，像是朋友旁边，或是安静、不受打扰的角落，帮助达到更好的工作和生活平衡。

这样的工作自由能减少压力，在专业工作和个人身心健康之间达成更好的平衡，让员工对岗位更满意，对公司也有更高的认同度。

4.    灵活工作空间的社交优势

灵活工作空间能塑造充满活力的社交空间，提高社群凝聚力和连结度。 不同于传统办公室的僵化设计，灵活办公室设有促进人际互动的公共空间，像是能自在对话的茶水间，让工作灵感或合作机会在随意闲聊间迸发。

通过将日常人际互动转化为建立长期关系、交换创新点子的机会，灵活工作空间让返工生活的专业和社交面向都更加丰富。

5.    工作文化的灵活度和创意

灵活工作空间能为企业提供至关重要的灵活度，支持快速调整团队大小和项目需求，无缝衔接不同运营型态，维持高效率，减少资源浪费。

这样的高灵活度也有助于塑造支持创意的工作文化，让员工能轻松地分享新点子，找到合适的方式合作。

6.    共享空间内拓展人际网络的机会

灵活工作空间能吸引不同行业的多样人才，通过公共空间互动、定期活动等方式提供拓展人际网络的极佳机会。

在灵活办公室，人们可以轻易地与潜在的职场导师、客户或理念相近的合作伙伴建立连结，扩大业务发展的可能性，加速成长。

7.    提升竞争力

灵活工作空间的地点能满足企业运营不断变动的需求，提供极大的竞争优势。 通过结合休闲区域和零售店、咖啡店等商家，灵活办公室的地点具有极高便利性，邻近高端商业区，对许多专业人士有很大的吸引力。

在灵活工作空间返工的员工能在工作期间和下班后善用时间，享受高质量的私人生活。 灵活办公室因而有助于建立活力充沛的社群氛围，提高工作空间的吸引力和工作生产力。

8.    更高的扩缩弹性和风险管理能力

灵活工作空间的高扩缩弹性，让企业能高效地管理业务成长和组织变化，不需要从头重新设计办公室空间规划。 灵活办公室能因应不同大小团队的需求，以及各式工作形式，顺畅衔接人力安排的变动。

此外，高弹性的租赁条款也能大幅降低财务风险，避免长期租约和相应罚则带来的损失，提高经济环境动荡期间的企业运营稳定性。

9.    低价的高端设施

灵活工作空间提供一系列在传统办公室里价格不菲的高端设施，包括：

•    高速无线网络
•    董事会议室和一般会议室
•    商务隔间
•    打印和扫描设备
•    迎宾室
•    新潮的休息室和茶水间
•    咖啡服务
•    私人电话间

进驻灵活工作空间的企业不需要付出额外成本，就能使用这些高端设施，以高性价比的方式提供高端的工作空间体验。

灵活工作空间如何提高生产力

灵活工作空间提供所有商务设施、实体会议和在线会议设备，以及专业的接待服务和技术支援，让企业能专注在自身的业务上。 为了充分享受灵活工作空间带来的优势，使用者可以考虑采取以下策略：

• 规划是关键：设定清晰的目标和期限，有策略地制定工作时程表。 同时也可以使用生产力工具阻绝干扰，专注于达成目标。
• 沟通很重要：与团队保持通畅的沟通渠道。 有技巧地使用不同沟通方式（电邮、信息软件和视频通话），留意时差，确保能得到即时回覆。
• 环境是一切：明智地选择工作空间。 充分考虑噪音程度、设施、隐私需求等因素，选择最适合当前任务的环境。
• 建立平衡：适当安排休闲和放松时间，慰劳你的辛勤工作。 尽管在业务忙碌高峰，也务必要优先照顾自己的身心健康。 在灵活工作空间的商务休息室和休憩区放松一下，有助于一天保持愉快的心情。
• 重视弹性：企业领导者可以用不同方式提高运营弹性，例如采用视频会议、提供清晰的工作原则指引。

这些策略能协助你善用灵活工作空间，发挥最大优势，促进成长。

小结

对于现代企业来说，采用灵活工作空间是很聪明的一步棋，让员工能选择如何用更好的方式完成工作，提高幸福感、生产力，以及整体对工作的满意度。

从企业运营的角度，灵活工作空间能协助节省成本、提高弹性，打造更好的雇主形象，有助于吸引并留住顶尖人才。 随着人们的工作方式持续改变，灵活工作空间提供了一个对所有人都有利的解决方案。