成排独立办公室、固定办公桌的传统工作空间设计，正在受到灵活工作空间的挑战。

越来越多企业以更弹性的方式安排工作空间，选择能满足员工不断变动需求的灵活解决方案。 高度灵活的工作空间能带来许多好处，包括节省成本、提升员工福祉等等。

但作为企业，要怎么真正善用灵活工作空间提升业务表现呢？

在这篇文章中，我们将介绍几个企业能运用灵活工作空间优势，推动业务和员工成长的方式。

1.    注重协作和创新

灵活办公室提供各式空间，有助于团队的协作和创新。 企业团队可以在开放式办公楼层、私人办公室和公用区域之间选择最适当的空间工作，打破传统办公空间造成的物理性沟通障碍。

企业生产力研究院（Institute for Corporate Productivity）的一项联合研究发现，鼓励大量协作的企业达到高绩效表现的机率高出五倍。 灵活办公室的设计让员工能轻松分享点子，与同事一起脑力激荡，催生出问题的解决方法和创意思考。

许多灵活工作空间也包括专为思考和协作设计的区域，配备舒适沙发、白板和能快速启用的移动式投影设备，让团队能顺畅地举行会议、交换意见，并将想法可视化。 一些灵活办公室还提供更大型的活动场地，无论是内部团队会议、客户会议或行业专家分享会，都能有适当的空间进行充分的讨论和交流。

2.    运用灵活办公模式作为招募和留住人才的工具

在竞争激烈的高端人才市场上，灵活工作空间可以助企业一臂之力。 藉由提供在灵活工作空间返工的机会，企业能打造更具弹性、反应更敏捷的工作模式。 在当前趋势下，工作空间缺乏弹性的企业，很有可能会失去许多聘雇优秀人才的机会。

采用灵活工作空间不只能吸引新人才，也有助于留住公司里表现优异的员工。 一家跨国云计算公司曾对内部6,500名全职员工进行调查，发现69%的员工表示，如果无法以更有弹性的方式工作，他们会考虑辞职，寻找其他工作机会。 由此可见，采用传统办公空间的公司会处于相对劣势。 要克服这个挑战，关键在于找到满足当前员工需求的解决方案，让员工能以最方便的方式达到最佳工作成果。

随着越来越多员工希望以更有弹性的方式工作，灵活办公室开放空间和私人空间并存的设计，更能满足企业的不同需求。 此外，灵活办公室一般位于中心商业区，紧邻各种交通设施，更便于员工上下班通勤。

3.    鼓励员工选择自己的工作风格

灵活工作空间的其中一大优势，在于雇主和员工都能自由选择最合适的工作风格，更高效地完成工作。 有些员工喜欢分工合作，团队一起完成任务；有些员工则偏好独自安静工作，生产力更高。

灵活办公室让员工能自主选择工作环境，能有效提高生产力和对工作的满意度。 如此一来，工作风格不同的员工都能以最高效的方式舒适地工作，发挥自己的最佳表现。

4.    优化成本和资源

对于企业来说，使用灵活工作空间的一大好处是可以降低成本。 传统办公室租约往往让企业必须负担高额成本，并签下长期合同，但灵活办公室可以提供更大的扩缩弹性。

在业务扩张期间，企业可以轻松取得更多办公空间；在经济下行时期，也能轻易地缩减办公室。 不需要投入大笔资金，就能根据当前需求快速调整办公空间，优化成本。

此外，通过将办公室行政工作外包，企业也能释出更多资源分配给核心业务，在整体运营上达到更高的ROI。

5.    将灵活工作模式纳入品牌形象

虽然形象不能完全决定一家企业的好坏，但大多人总是会对形象好的企业更有好感。 如果企业的办公室看起来陈旧又无聊，很有可能会让许多潜在客户大失所望。

灵活工作空间往往装修新颖、时尚，能反映企业的进步价值和创新能量，打造与时俱进的形象。 在这样的空间与客户会面，能给对方留下更深刻的印象，展现企业的专业和活力。 大多灵活办公室位于中心商业区，提供地点优越的工作空间，邻近大众运输、餐馆和商店，便于客户造访，对企业的印象也更好。

如何落实成功的灵活工作空间策略

采用灵活工作空间的过程需要缜密计画，才能让团队成功过渡。 在制定转型计画时，建议考虑以下要点：

清晰地列出需求：在进行办公室转型之前，必须列出企业需求的详细清单，回答“公司团队的工作模式是什么”、“ 团队正在进行什么工作”、“团队需要多高程度的协作”等明确问题。 确定需求之后，企业将能更轻易地找到适当的工作空间。
选择合适的空间：确定需求之后，企业可以在理想的区域开始寻找声誉佳的灵活工作空间。 邻近大众运输、空间充足的灵活办公室是优先选择。 建议安排几天试用期，让员工测试新空间的工作成效。
制定过渡计划：工作空间转型不只是将所有员工一夜迁移到新的灵活工作空间，需要充分的沟通，以及详尽的过渡计划。 务必提前向员工告知搬迁计画，回应他们的顾虑，并设定明确的迁移期限。 此外，也建议举办训练课程，让员工知道如何发挥新工作空间的最大价值。
确立工作要求和界线：虽然弹性是优势，但工作安排中也必须确立沟通方式、返工时间和工作时程的要求和界线，让弹性工作模式能顺利转化为高生产力，而非混乱。

小结

迁移到灵活工作空间不只是改变办公室地址，而是企业运营策略的一大转变。 这个改变可以协助提高对人才的吸引力、降低成本、刺激员工达到更高生产力，进而提升整体运营表现。

企业可以运用以上五个方式善用灵活工作空间，为业务和员工带来最大好处。 最重要的是制定适当的策略，并让员工参与决策过程。

灵活工作模式极有可能会成为长期主流，让采用这种工作模式的企业在未来得到更好的发展。 如果你想要讨论你的工作空间需求，并咨询如何运用灵活办公室促进业务成长，现在就联系我们的团队。