Published: 2023年11月23日
Updated: 2023年12月01日
Category: Compass Tips

給商務旅客的 15 個旅遊小貼士

None

對企業來說,商務旅遊的重點在於建立新的合作夥伴關係、強化跨國業務聯繫,以及探索新商機。然而,對於踏上公幹之旅的員工來說,商務旅遊還有更深層的意義。一趟出差同時也是證明個人才能、拓展人際網路,甚至實現職涯發展理想的大好機會。

為了讓你的出差之行更有收穫,我們在這篇文章整理了 15 個規劃商務旅遊的小貼士,讓你不再總是在陌生的城市為交通或網絡連線等瑣事困擾。在這個出差規劃懶人包裡,你將能找到讓你的旅程更有成效、更輕鬆的方式。

 

踏上公幹之行前務必檢查的備忘錄

在進入15個小貼士之前,先來看看幾個商務旅遊出發前務必檢查的重點項目。
•    盡可能收集所有旅行細節資訊,像是完整的行程、同行的同事,以及預計會面的人士。
•    檢查護照,確保沒有文件過期和簽證相關問題,讓你能順利出入境。
•    收集目的地的相關資訊,像是出差期間你是否有時間遊覽幾個景點,公幹行程中是否包括較難抵達的地點等等。
•    確認能取得工作相關設備。公司是否會提供需要的設備?或者你需要自行準備?
•    確認旅行費用的支付方式。你是否需要先代付相關支出,隨後再申請補貼?你的公司會負擔哪些花銷?

在妥善規劃商務行程之前,務必先確認以上備忘錄中的重點事項。事先的萬全準備,是旅行順暢無礙的關鍵。

 

1. 如何有效率地打包出差的行李

出差的黃金準則是絕對不要帶太多東西。除了必備物品之外,多帶一件東西,就有更大可能為你帶來不必要的煩惱。此外,除非你的公幹行程很長,否則盡量只攜帶能直接登機、不需托運的行李,避免處理行李遺失或延遲的問題。
你出差的行李應該包括:
•    公幹期間每天穿著的正式服裝。
•    一些較為休閒的衣服。
•    工作用電腦、手機和充電器。
•    耳塞、耳機和眼罩。

盡量輕裝出行。保險起見,建議多帶一套工作場合穿的衣服,並準備適合酒吧小酌等一些臨時社交場合的衣物。打包襯衫、褲子和外套時為了避免皺摺,可以沿著縫線對摺然後捲起。如果空間不足,建議捨棄牙刷、牙膏等任何機場都能買到的用品,只打包海外買不到的重要物品。

 

2. 規劃目的地的住行

預先規劃在目的地的住宿非常重要。如果你的公司會協助預訂整趟行程的住宿,那麼恭喜你可以略過這點。然而,如果你需要自行安排住宿,建議在出發前幾天或幾星期開始著手。根據公司提供的旅費金額,你可以選擇Airbnb或酒店預訂網站上的不同選項。

預訂住宿時,務必考慮適合商務旅遊人士的條件。住宿的地點非常重要,離你需要造訪的地點越近越好,並且方便通勤。先根據行程表算出你能容忍的通勤時間,然後設定理想的住宿區域,篩選出適合的住宿選項,再依據預算和個人喜好做出最終選擇。

另一方面,簽證、旅遊卡等旅行相關文件也必須事先準備好。不像旅遊電子簽證,各國對於短期商務簽證的規定不同,而且可能需要在出發前幾個月先預約面談,務必向相關機構仔細詢問細節。

 

3. 克服時差和不同時區

時差造成的疲憊往往會讓你措手不及。即使只是短距離的航程,也可能出乎意料地令人疲累。在規劃出差行程時,務必將時差納入考量,確保你在參與會議或從事工作時保持頭腦敏銳。因此,在出差期間你需要好好休息。可能的話,最好在工作開始前一天或兩天抵達當地,讓身體有時間適應時差。

出差期間的時區差異則不難管理。首先,將你的工作日曆設置為目的地的時區,確保你的同事知道你將在哪個時區工作,並設定好「離線」時間,避免他們在深夜打擾你的休息。如果你的目的地時區和原時區沒有重疊的工作時間,建議規劃一個每日溝通事項的方式。

你的身體需要一段時間適應新時區。在剛抵達的前幾天,務必確保你的同事尊重你在新時區的休息時間,幫助你更快克服時差。

 

4. 商務旅遊人士專屬的酬賓方案

商務旅遊人士與一般遊客不同,但這不是件壞事,因為你可以享受很多商務旅遊人士獨有的好處。商務旅遊人士專屬的酬賓方案包括:
•    飛行常客方案
•    酒店積分
•    租車獎勵方案

加入航空公司的俱樂部能帶來不少價格優惠,以及優先登機、使用頂級酒店客房等獨享服務,讓你的旅程更輕鬆。建議選擇對你經常造訪目的地最有利的方案,讓你不需要為了取得優惠而改變行程。如果你必須要因為某間公司的酬賓方案而繞遠路,節省下來的錢往往無法彌補旅行上的不便,得不償失。

 

5. 旅遊保險

針對商務旅遊人士有許多不同種類的旅遊保險:
•    商務旅遊保險:針對商務設備、企業公款和行程更動提供保障的一般保險。
•    行程取消保險:為可能無法退款的預訂支出提供保障,像是用商務價預訂的酒店房間。
•    醫療保險:顧名思義,能協助負擔旅遊期間的意外醫療支出。
•    行李保險:在非員工過失的情況下,為行李遺失、遭竊和毀損提供保障,包括公司設備。
•    緊急支援:為商務旅遊人士在天災、人員撤離、意外和疾病等緊急情況下提供協助的全天候服務。

在購買商務旅遊保險時,建議將你的個人保險納入考量。有些個人保險方案覆蓋了一部分的工作物品,像是和個人行李一起遺失的工作電腦。然而,商務旅遊保險並不覆蓋在私人遊覽期間發生的事件。保險起見,最好選擇能完整覆蓋整趟行程的個人和商務旅遊保險組合。

 

6. 在出差期間保持健康

飲食、生活習慣和時區的改變對身體的影響不小。依據出差目的地的生活環境制定一套新的作息方式,有助於克服潛在的適應障礙,特別是保持健康的睡眠時間、在正常時間規律地用餐,並且妥善規劃工作和休息的時程。這麼做能幫助你維持身體健康和良好心情,確保你的免疫系統正常運作,避免生病。

腸胃疾病是旅行期間最常遇到的健康問題之一。哈佛醫學院的報告指出,腹瀉、便秘和消化不良是最常見的症狀。避免這些症狀的最佳方式就是審慎選擇吃下肚的食物。例如,早餐時吃酸奶能補充益生菌,幫助你的腸道保持健康,適應當地飲食。另一個實用的小貼士是控管飲食,每天只嘗試一種新的食物,並避免過量攝取。

 

7. 在機場快速通關

順暢通過機場的檢查程序能讓你的出差之旅有美好的開始和結束。要快速通過檢查,建議查詢出發和抵達機場的安檢要求,事先做好萬全準備。

有些機場設有能事先預訂的快速通道,但不一定總是值得購買。在花錢買這些服務之前,先查詢機場通常的繁忙程度。例如,如果你在週末假期出差,走快速通道能幫你節省很多時間。

一般來說,機場最不繁忙的時間是週二或週三的傍晚六點到隔天早上八點。在這些時間購買快速通道服務並不會有太大幫助。

 

8. 了解當地文化

除非曾經去過出差的目的地,通常你對當地的習俗和文化所知甚少。在出發之前,花點時間閱讀該地區的背景資訊和歷史,甚至商務習俗,有助於快速融入當地環境。學習幾個當地語言的重要詞語,像是「你好」、「請」、「謝謝」,往往會讓你在當地的溝通更順暢。

網路上有許多平台提供不同國家的商務文化和習俗資訊,能協助你與當地潛在商務夥伴更好地互動,留下良好的第一印象。最重要的是記得保持開放的態度。大多旅行者都知道,在與當地人溝通時多付出一點心力,就能讓旅行更順暢,收穫更豐富。
如果你要前往一個語言不同的國家,建議將商務文件(簡報、小冊、傳單或名片)在出發前妥善翻譯並打印。

 

9. 在旅程中保持手機電量

在國外出差時經常需要用手機查看郵件、回覆訊息、尋找方向等等,大幅增加用電量,而你絕對不會想要你的手機在最需要的時候沒電。要避免這種窘境,建議務必攜帶儲電寶,現在市面上有許多輕便的選項。如果想要更充足的電力,可以購買10,000 mAh以上的機型。

除了在夜間確保為所有設備充電之外,你也可以記下提供充電服務的公共地點。有些公車站、火車站和機場提供免費的充電設施。

攜帶正確的轉接器也非常重要。即使你要去的國家插座形式相同,電壓的差異也會造成影響。例如,日本的標準電壓是100V,但大部分的歐洲國家和澳大利亞是220V和240V。將設備接上不適當的電壓可能會影響運作,甚至毀損設備,務必多加留意。

 

10. 保持網絡連接和通訊

在公幹期間,你往往會需要隨時保持網絡連線。無論是公司預訂的酒店,或是你自行尋找的住宿方案,都務必確保能取得高質量的無線網絡。如果你必須隨時保持聯繫,確保你能使用網絡漫遊,或在需要時購買WiFi蛋。這在你需要找路、搭車、預訂服務時非常有幫助。

保持網絡連線能讓你即時收到最新情況。如果行程有變,你仍可以臨時調整計畫,準時抵達會議地點。除了攜帶 WiFi 蛋之外,你也可以:
•    查詢你的手機通訊服務提供商的網絡漫遊費用。
•    在出發之前記下共享工作空間的位置,但留意這些空間往往提供未受保護的公共無線網絡。
•    準備好 VPN,以訪問在目的地國家可能受限的網站。
•    避免視頻通話。串流視頻需要很多網絡流量,而且畫質往往不佳。盡量使用語音通話,確保溝通清晰。

 

11. 在出差期間保持高生產力

首先,確保你遵循了我們關於克服時差的建議。這能讓你在工作期間更有生產力,不需要犧牲睡眠時間也能和同事保持聯繫。在出差期間維持工作與生活之間的良好平衡,能協助提高生產力。雖然到一個新的國家令人興奮,也不能讓觀光行程影響你的工作。

設立明確的工作和生活界線也包括實體環境。例如,你可以在酒店房間的書桌上設置辦公區域,將電腦和工作設備都放在上面。即使你出差是為了參加研討會或工作活動,也建議將工作行程與私人時間分開。
公幹時,很多人常常會忘記為自己留下私人空間。但妥善地分配工作和私人時間,能讓你的商務旅行更具成效。

 

12. 安全小貼士

安全永遠是旅行時的第一優先。每個國家或地區的緊急號碼不同,出發前務必先確認並牢記。除了警察、救護車和消防隊的號碼之外,大使館的電話號碼在一些情況下也很有幫助。

無論你正在計程車後座,或在酒店大廳,隨時留意周遭都是確保個人安全很重要的一部分。遊客必須注意的基本安全小貼士,同樣適用於商務旅遊人士。身穿正式套裝,並不能保護你不受潛在危險威脅。因此,隨時保持警覺非常重要。

將個人物品放在包包的內側夾層中,以策安全。同時,你也必須攜帶身分證、護照、簽證和其他重要文件的影印本,以備不時之需。

 

13. 支出管理

無論是雇主或員工都需要管理公幹花費。出差時的支出都需要詳細記錄,以便賦稅時計算,並向公司申請補貼。這時,審慎區分公務支出和個人花費便非常重要。你可以在出差期間記下(或用應用程序追蹤)每一筆公務支出,以便之後和銀行的每月花費紀錄比對,找出不受公司補貼的個人花費。不少公司更偏好給出差的員工公務信用卡,直接支付所有交通、餐點和其他相關公務支出。

無論支付方式為何,你都需要有效管理預算。行前的調查非常重要,因為價錢可能會隨著旅遊淡旺季而變動。此外,建議為意料之外的緊急情況預先準備金錢。即使買了保險,你也可能必須當場先自行支付費用,再索取賠償。

 

14. 建立社交網絡和商務關係

建立社交網絡和商務關係是公幹的主要目的之一,但等到真的抵達時再做這件事就太晚了。最佳方式是在出發前就先聯繫對方,在網絡上搜尋你將會面的人士,將他們加到你的社交網絡或聯絡人清單中。

這讓你能事先了解他們的興趣和專業背景,在實際碰面時能談論更個人化的主題,避免無效的寒暄,能更有效地建立人際和商務關係。

如果在出差期間遇到語言障礙,肢體語言和非口語溝通也能拉近彼此之間的距離。先在當場留下良好的第一印象,隨後再用翻譯軟件遠距溝通,有助於建立長久的商務關係。商務旅行結束後,主動持續保持聯繫是建立關係的關鍵。

 

15. 適當的休閒時間

最後,不要忘了享受旅行時光。遵照上述的貼士,你可以輕鬆地設立工作和私人時間的邊界,有效結合公務和觀光。在行前盡可能詳細地規劃行程,有助於減少旅行時的壓力,讓你有更多空閒時間享受旅行。

然而,這不表示你需要詳盡地安排休閒時間。將公務行程安排好之後,你的空閒時間最好能不受任何壓力束縛,讓你能在探索異國風情時能全然放鬆地休息。

盡可能在出差期間騰出一些休閒時間放鬆心情。即使只是短期旅行,在妥善安排下,你也仍然有機會造訪一、兩個旅遊景點。

 

旅途愉快!

如上所述,一趟成功出差之旅的關鍵,在於事先妥善安排,並且別忘了休息。就像你的正常生活作息一樣,保持工作和生活之間的平衡,能讓你保持高生產力和愉快心情。在商務旅行中,私人時間讓你有機會當一個遊客旅行,甚至享受一個小假期。

在出發之前遵照我們的貼士懶人包,一步步安排好你的行程,你就能在出差時順利完成公司交付的任務,同時享受旅行的快樂。

 

 訂閱最新消息

獲取推廣優惠、業界展望、工作空間情報及更多資訊

Location of interest: