2022 年 7 月，香港新世界集團宣布在 7 月到 9 月試行「夏日工作天」，允許員工一星期工作 4.5 天，引起香港民眾對於四天工作週的關注。繼新世界集團之後，包括建造業議會、香港寬頻、鴻福堂等組織和企業也公布了縮短員工每周工時的措施，儘管離完全實施四天工作週仍有一些距離，在工作時數長的香港仍是不小的一步。不少打工仔都希望能這類開創性的措施能帶動降低香港工時，減少企業員工的工作壓力。
自 2008 年以來，已經有不少企業試行四天工作週政策，並普遍得到正面成效。隨著科技進步，自動化程度提高，以及員工越來越重視工作和私人生活的平衡，縮短每週工作時數儼然是未來職場趨勢。究竟企業是否應落實四天工作週政策，又應該如何調整辦公空間管理來適應未來的工作模式？以下這篇文章將簡介目前四天工作週政策的試行成果，並提供企業更有效管理辦公空間的建議。
施行四天工作週政策的好處
過去十年來，四天工作週的模式在世界各地引起廣泛討論。四天工作週推行的不只是一週工作四天，而是將 37.5-40 小時的每週工時，縮短成每週32小時。支持四天工作週的人士認為，對於非勞動密集的企業來說，一週 32 小時的工時維持現有的生產力已經綽綽有餘，甚至能因此提高員工的工作效率，並降低企業運營成本。然而，也有人對於大幅縮減工時持保留態度，質疑新的工作模式會帶給企業過大的管理挑戰，並降低公司整體的工作成果。
截至 2022 年，美國、新西蘭、冰島、英國、韓國等國家都已有企業或政府開始試行四天工作週政策，比利時政府更是在 2022 年 2 月通過四天工作週法案，允許所有公私營機構落實一週工作四天的政策。根據這些試行政策的成果，四天工作週可以為企業帶來以下五個好處：
1. 降低員工的工作壓力
許多關於工作壓力的研究都顯示，員工的工作壓力與工作時數成正比。工作時數越長，員工感受到的壓力也越大。長期負擔過大的工作壓力，不僅會對身心健康帶來負面影響，也不利長期的工作表現。新西蘭信託公司 Perpetual Guardian 在 2018 年試行四天工作週政策之後，發現員工的工作壓力在一個月內從 45% 降低到 38%，顯示縮短工時確實有降低工作壓力的效果。
2. 減少公司運營支出
員工一週少進辦公室一天，代表企業每個月可以少支付四天的水電費，對於大型企業來說是筆不小的數字。此外，辦公室裡紙張、印刷油墨等耗材的使用量也有所減少。日本微軟在 2019 年試行一週工作四天的政策之後發現，公司的用電量減少了 23%，不僅降低開支，也能減少公司的碳排放量，對遏制全球暖化做出貢獻。
3. 提升員工工作效率
大部分試行四天工作週政策的企業都表示，縮短工時並未對整體生產力造成影響，例如從 2022 年 6 月起試行每月兩週四天工作週的韓國 SK 電信便表示，公司的生產效率並未因此降低；冰島公營機構在 2015 年到 2019 年之間的試點計畫也發現，員工的工作效率提升了 25-40%。有研究指出，員工工作的時數越長，工作效率越低。壓縮的工作時間能促使員工更快完成工作，提升企業的整體運營效率。
4. 提升員工的工作動力
一週工作四天，代表員工每週有三天的固定假期，可以充分休息，有更多時間經營自己的興趣，得到更多來自生活的幸福感，並在回到工作時更有動力。對於重視工作外私人生活的新世代來說，眼前三天長的假期絕對是促使更快完成手邊工作的極佳驅動力。
5. 增加員工對公司的忠誠度
員工對公司的忠誠度，很大一部分取決於企業提供的工作條件。在企業管理得當的情況下，很少打工仔會拒絕較短的工時；願意將員工福利視為第一要務的企業，也會得到更多人才的肯定和信任。在絕大多數落實四天工作週的企業裡，員工對公司的滿意度都有所提升，也更願意長期留在同一家公司工作。
企業因應縮短工時的辦公空間管理策略
要施行四天工作週政策，企業不僅需要在人事管理上事先做好安排，也需要硬體管理的配合。如果你的企業正在考慮縮短每週工時，以下三個辦公空間管理策略可以幫助達到更好的成效：
1. 善用靈活辦公空間
縮短每週工時一般可以幫助節省水電支出，但如果企業想藉此進一步降低運營成本，則可以考慮租用以使用天數計算租金的共享辦公室，只需要在員工上班的時間支付費用，不僅能大幅減少公司的硬體支出，也能提升公司運營的彈性。
2. 規劃彈性工作空間
有些企業因為業務需求，無法讓員工同時在每週五一起休息，而必須採取輪流上班的制度來落實四天工作週。在這種情況下，企業可以考慮重新安排工作空間規劃，擺脫一人一張固定辦公桌的傳統模式，採用共用辦公空間、功能性辦公室、彈性隔間等新型的辦公室空間規劃設計。如此一來，不只能避免閒置空間產生的不必要支出，員工也能以更彈性的方式工作。
3. 搭配混合式工作模式規劃空間需求
除了四天工作週之外，混合式工作模式也被預期將成為未來主流的工作模式。企業可以結合四天工作週和混合工作模式，重新計算每週或每月的辦公空間需求，找出最符合企業利益的辦公室租用方式。有些較小型的公司在經過妥善安排後，一週大概只有1-2天需要辦公空間。在這種情況下，租用共享辦公室便會是最實惠的選項，可以讓公司有更多資金投入在營銷或產品開發上。
雖然短期內香港工時還沒有明顯降低的趨勢，但隨著越來越多企業試行縮短每週工時，相信打工仔對於工時會有更高的要求，各行業的公司也需要為此做好準備。適合落實四天工作週的企業，也不妨考慮善用靈活辦公室、線上協作軟體等資源，徹底改造公司的運營模式，取得更大的投資回報。
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