「數碼化轉型」在近幾年一直是各行各業的熱議話題。無論公司規模大小，或所在的產業為何，數碼化轉型都是企業要跟上時代脈動的必經之路。根據國際貨幣基金組織在 2020 年發布的預測，在 2022 年，世界上 65% 的 GDP 產值都將通過數碼化的方式產出。經過 COVID-19 的影響之後，更多企業也意識到數碼化的營運方式能提高公司面對危機的韌性，而紛紛加速數碼化轉型的進程。
數碼化轉型包括的面向很廣，從產品生產、市場營銷、商品設計，到公司內部的營運管理，都可以通過各種數碼化技術提高生產力和效率，甚至大幅降低成本。其中，數碼辦公室是所有公司都能從中獲益的數碼化轉型項目，也是遠程辦公時代最受關注、技術不斷推陳出新的領域。與傳統辦公室相比，數碼辦公室不只能降低不必要的資源浪費，也能有效地提升員工的辦公效率，順暢接軌遠程辦公的趨勢。以下文章將介紹智能辦公室設備、雲端服務，以及企業即時通訊軟件等三大落實數碼辦公室的方案，提供給有需要的企業參考。
1. 智能設備
大部分的人在日常生活中都仰賴不少智能設備，像是智能手機、智能手錶、智能音箱等等，並充分享受到這些設備帶來的好處。到了工作環境，智能辦公室設備也同樣能發揮極大的功效。像是智能冷暖氣系統能自動調節溫度，智能燈泡能根據時間和天氣調整亮度，智能電源開關系統能在非辦公時間自動關閉電源，都可以協助降低企業的能源成本，避免浪費，同時也為環保做出貢獻。
此外，對於需要嚴密保安系統的企業來說，智能監控和警報系統也能取代保安人力，減少營運支出。在物聯網技術的協助下，不同智能系統可以互相整合，甚至支持遠程監控，只要下載一個應用程序就能控制辦公室的各種硬件設施，讓辦公室管理變得更加輕鬆。
除了以上與工作環境相關的智能辦公室設備之外，智能會議室也是數碼辦公室中顯著提升工作效率的重點技術。在傳統會議室裡，員工往往需要許多纜線連接不同電腦設備和屏幕，才能讓會議順利進行。智能會議室中採用的無線連接技術，可以讓所有與會者輕鬆分享報告內容，甚至在智能屏幕上使用書寫功能，加快討論的效率。
2. 雲端服務
「雲端遷移」是數碼化轉型中很重要的一環。雲端服務涵蓋的面向很廣，背後的技術也十分繁雜，但簡單來說，雲端服務是通過互聯網提供的託管式服務，不只便於使用，也能協助用戶大幅降低硬件開支。例如許多人都使用過的雲端存儲，就是通過雲端架構，讓用戶能將檔案通過互聯網儲存在雲端服務商的服務器中，不只不需要自行購置儲存硬件，也能無上限的擴大儲存容量。由於雲端服務一般採取隨用隨付的計費模式，對於檔案儲存容量需求大的企業來說，購買雲端存儲服務往往比自行購置硬件的支出低上許多。
除了基本的檔案存儲之外，AWS、微軟 Azure、Google Cloud、阿里雲和 Salesforce 等領先的雲端服務商還提供更多協助企業從多方面提升營運效率的產品，像是協助分析數據、產生商業洞見的雲端數據分析工具，可以讓公司管理層更有效地掌握企業的營運情況和產品銷售表現，甚至利用 AI 和機器學習技術進行預測；或是支持在線會議、遠程文件編輯的雲端協作工具，更是許多企業在遠程工作時代不可或缺的幫手。
使用知名公有雲廠商的雲端服務，不只能以較低的價格享受這些科技巨頭研發的最新技術，更能在網絡安全方面得到保障。在網絡攻擊盛行的年代，企業一旦數碼化之後，就必須設置嚴密的安全防護機制，以防公司內部資料遭到竊取，但自行設置安全防護機制往往成本高昂，需要一定數量的技術人員維護，且不一定能成功防範所有網絡攻擊。大型雲端服務商的安全機制一般較為可靠，不太需要擔心公司系統被駭客入侵的問題，為企業省下不少麻煩。
3. 企業即時通訊軟件
在辦公數碼化的時代，e-mail 只是企業內部溝通的方式之一，且不足以滿足高效溝通的需求。Slack、Jandi 等專屬的企業即時通訊軟件，讓企業員工可以根據部門、項目開設專屬的通訊對話框，進行多人、多層次的即時討論和對話。概念雖然聽起來簡單，對於提升辦公效率卻有非常大的助益。2013 年推出的 Slack，僅僅七年間營收就成長了超過 80 倍，用戶遍佈全球，且功能也在不斷擴增，除了進行即時通訊之外，也能發起語音會議，並快速分享檔案。
隨著遠程辦公的盛行，大型科技巨頭也紛紛推出更實用的企業通訊軟件。像是微軟在過去兩年內便大幅改善了 Microsoft Teams 的功能，使其成為市場上強大的競爭者，甚至在最近宣布要為 Teams 加入元宇宙的功能，將虛擬實境技術帶入會議場景，在未來進一步增加企業內部通訊的質量和效率。面對如此多的通訊軟件選項，企業可以從功能、價格等不同面向進行仔細比較，評估通訊軟件與公司其他系統整合的可行性，進而選擇最適合公司需求的產品。
數碼化轉型是一個循序漸進的過程，需要企業管理層制定整體規劃和目標，審慎考慮對公司最有助益的數碼轉型項目。對於中小型企業來說，數碼辦公室是投資報酬率最高、效果最能立竿見影的數碼轉型項目之一。如果企業在智能設備、雲端服務，以及企業即時通訊軟件方面有所需求，不妨多加比較各家廠商的產品，或是坊間一些較全面的企業辦公室方案作參考，為企業長期的數碼化轉型計畫鋪路。