相信不少職場人士都會覺得一日 24 小時總是不夠用，工作量不斷增加，壓力越來越大。要知道工作是永遠做不完的，一日有 24 小時，上班時間最小佔 1/3，扣除 8 小時的健睡眠時間，剰餘的私人時間不多，如非必要，實在不太情願加班工作。可是，面對著排山倒海的工作，似乎加班是唯一的解決方法。其實加班只是治標不治本，大家都知道長期加班不但會影響集中力，繼而影響工作效率，得不償失，而且也會影響身體健康，所以加班工作絕不能持續進行。我們要從根源著手，積極尋找提升工作效率的方法。
你沿用的時間管理方法有效嗎？
一般人常用的方法就是To Do List，列出所有要做的事，然後剔除已做好的項目。其實，只要優化 To Do List，將項目的進展程度分類，更能靈活安排工作。
時間管理技巧有幾個重點：
工作項目的優先程序（時間管理四象限法）
按照工作項目的優先程序，然後逐一做好。看似容易，大家會問難道不就是先做重要的事嗎？沒錯，要做「重要」的事。
不少人上班第一件會做的事就是檢查電郵。不過這個舉動很容易使我們分心去做緊急但非重要的事。因此我們要有技巧地將要做的工作任務分類，按照以下的次序執行項目。
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重要，緊急
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重要，非緊急
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非重要，緊急
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非重要，非緊急
上班第一時間不妨先提醒自己今個星期想達到的目標，再計劃今天要做的兩到三個項目。然後才打開電郵，查看有沒有既重要又緊急的事情要添加至當日的行程。
用 Kanban 看板比只用 To Do List 更好
Gerry Kirk 發佈了一段影片教大家如何使用看板 Kanban 作時間管理。
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首先劃分 3部份：To Do、Doing和Done
To Do: 將要做的項目 (item)
Doing: 正在做的項目
Done: 已完成的項目
於 To Do 內可加上 Today 和 Ready，Today 就是今天預計會做的項目。當Today 中所有的項目遷移至 Doing， Ready 準備中的項目就可以搬到 Today。於 Doing 的部份也可放入Waiting On 代表要等待他人回覆才能完成的項目。Doing 的項目做完就可搬到 Done。
專心做好「一」件事，切勿隨意切換工作項目
正如上文提及，電郵很容易令人分心，所以最好關掉收獲電郵的提示功能，專心做好手頭上的工作。現在不少公司招聘時要求多任務處理 multi-tasking 的技能，但其實大腦每次也只能完成一項工作，做一會兒這事，又做一會兒那事，結果兩件事也做不好。除此之外，按照自己的工作方式處理事情，盲目按照別人的時間管理方式不一定能夠提升工作效率。
根據「心情」做自己想做的項目類型
如果兩件事情同樣重要和緊急，不妨按照自己的心情做事，例如今天我突然很有興致寫文章，那就用心去冩吧！如果精神不佳，勉強去做統計分析，反而會大大增加出錯的機會。
作為團隊的領導者要衡量是否有必要開會
筆者記得以前在某間公司工作，每天都花了大部份時間開會，不停地開會、開會再開會，剰下不多時間執行工作，變相每晚都要加班工作，假日也沒有好好休息，身心非常疲累，最後實在支持不下，提出辭呈。作為團隊的領導，你的時間管理不再只是個人，不是說你要微觀管理你的下屬，但有時候領導也需要負上部份責任。
完美主義者學會接受不完美
工作注重每個細節並非壞事，因為這代表你對工作的熱誠和尊重。不過，過份追求完美也會影響工作進度，這就是時間偷偷溜走了的原因。嘗試學會接受不完美，如非錯誤，例如文件內容能清楚表逹即可，無必要過份執著格式，尤其只用一次的文件，這只會白白浪費寶貴的時間做更有意義的事。
做事不能過份猶疑不決，果斷行事可把握時機
每個決定必須經過審慎考慮，然後勇敢果斷行事。如果總是猶疑不決，就會錯失時機。
從今天起，立刻尋找最適合你的時間管理方法！