「数码化转型」在近几年一直是各行各业的热议话题。无论公司规模大小，或所在的产业为何，数码化转型都是企业要跟上时代脉动的必经之路。根据国际货币基金组织在 2020 年发布的预测，在 2022 年，世界上 65% 的 GDP 产值都将通过数码化的方式产出。经过 COVID-19 的影响之后，更多企业也意识到数码化的营运方式能提高公司面对危机的韧性，而纷纷加速数码化转型的进程。
数码化转型包括的面向很广，从产品生产、市场营销、商品设计，到公司内部的营运管理，都可以通过各种数码化技术提高生产力和效率，甚至大幅降低成本。其中，数码办公室是所有公司都能从中获益的数码化转型项目，也是远程办公时代最受关注、技术不断推陈出新的领域。与传统办公室相比，数码办公室不只能降低不必要的资源浪费，也能有效地提升员工的办公效率，顺畅接轨远程办公的趋势。以下文章将介绍智能办公室设备、云端服务，以及企业即时通讯软件等三大落实数码办公室的方案，提供给有需要的企业参考。
1. 智能设备
大部分的人在日常生活中都仰赖不少智能设备，像是智能手机、智能手錶、智能音箱等等，并充分享受到这些设备带来的好处。到了工作环境，智能办公室设备也同样能发挥极大的功效。像是智能冷暖气系统能自动调节温度，智能灯泡能根据时间和天气调整亮度，智能电源开关系统能在非办公时间自动关闭电源，都可以协助降低企业的能源成本，避免浪费，同时也为环保做出贡献。
此外，对于需要严密保安系统的企业来说，智能监控和警报系统也能取代保安人力，减少营运支出。在物联网技术的协助下，不同智能系统可以互相整合，甚至支持远程监控，只要下载一个应用程序就能控制办公室的各种硬件设施，让办公室管理变得更加轻鬆。
除了以上与工作环境相关的智能办公室设备之外，智能会议室也是数码办公室中显着提升工作效率的重点技术。在传统会议室裡，员工往往需要许多缆线连接不同电脑设备和屏幕，才能让会议顺利进行。智能会议室中採用的无线连接技术，可以让所有与会者轻鬆分享报告内容，甚至在智能屏幕上使用书写功能，加快讨论的效率。
2. 云端服务
「云端迁移」是数码化转型中很重要的一环。云端服务涵盖的面向很广，背后的技术也十分繁杂，但简单来说，云端服务是通过互联网提供的託管式服务，不只便于使用，也能协助用户大幅降低硬件开支。例如许多人都使用过的云端存储，就是通过云端架构，让用户能将档案通过互联网储存在云端服务商的服务器中，不只不需要自行购置储存硬件，也能无上限的扩大储存容量。由于云端服务一般採取随用随付的计费模式，对于档案储存容量需求大的企业来说，购买云端存储服务往往比自行购置硬件的支出低上许多。
除了基本的档案存储之外，AWS、微软 Azure、Google Cloud、阿里云和 Salesforce 等领先的云端服务商还提供更多协助企业从多方面提升营运效率的产品，像是协助分析数据、产生商业洞见的云端数据分析工具，可以让公司管理层更有效地掌握企业的营运情况和产品销售表现，甚至利用 AI 和机器学习技术进行预测；或是支持在线会议、远程文件编辑的云端协作工具，更是许多企业在远程工作时代不可或缺的帮手。
使用知名公有云厂商的云端服务，不只能以较低的价格享受这些科技巨头研发的最新技术，更能在网络安全方面得到保障。在网络攻击盛行的年代，企业一旦数码化之后，就必须设置严密的安全防护机制，以防公司内部资料遭到窃取，但自行设置安全防护机制往往成本高昂，需要一定数量的技术人员维护，且不一定能成功防范所有网络攻击。大型云端服务商的安全机制一般较为可靠，不太需要担心公司系统被骇客入侵的问题，为企业省下不少麻烦。
3. 企业即时通讯软件
在办公数码化的时代，e-mail 只是企业内部沟通的方式之一，且不足以满足高效沟通的需求。Slack、Jandi 等专属的企业即时通讯软件，让企业员工可以根据部门、项目开设专属的通讯对话框，进行多人、多层次的即时讨论和对话。概念虽然听起来简单，对于提升办公效率却有非常大的助益。2013 年推出的 Slack，仅仅七年间营收就成长了超过 80 倍，用户遍佈全球，且功能也在不断扩增，除了进行即时通讯之外，也能发起语音会议，并快速分享档案。
随着远程办公的盛行，大型科技巨头也纷纷推出更实用的企业通讯软件。像是微软在过去两年内便大幅改善了 Microsoft Teams 的功能，使其成为市场上强大的竞争者，甚至在最近宣布要为 Teams 加入元宇宙的功能，将虚拟实境技术带入会议场景，在未来进一步增加企业内部通讯的质量和效率。面对如此多的通讯软件选项，企业可以从功能、价格等不同面向进行仔细比较，评估通讯软件与公司其他系统整合的可行性，进而选择最适合公司需求的产品。
数码化转型是一个循序渐进的过程，需要企业管理层制定整体规划和目标，审慎考虑对公司最有助益的数码转型项目。对于中小型企业来说，数码办公室是投资报酬率最高、效果最能立竿见影的数码转型项目之一。如果企业在智能设备、云端服务，以及企业即时通讯软件方面有所需求，不妨多加比较各家厂商的产品，或是坊间一些较全面的企业办公室方案作参考，为企业长期的数码化转型计画铺路。